Liquidität planen statt hoffen – Wie Du Deinen finanziellen Spielraum aktiv steuerst

Vor einiger Zeit habe ich einen Blogbeitrag zur finanziellen Reichweite veröffentlicht, in dem es um die Frage ging:

Wie lange kannst Du durchhalten, wenn kein Geld mehr hereinkommt?

An diesen Beitrag knüpfe ich heute an, mit einem anderen – aber genauso wichtigen – Aspekt:

Wie sorgst Du im Vorfeld dafür, dass Du in solchen Zeiten überhaupt durchhalten kannst?

Die Antwort: durch strategisch geplante Rücklagen und aktiv gemanagte Liquidität.

Liquidität klingt technisch – ist aber in Wahrheit eine der lebenswichtigsten Größen für Dein Unternehmen. Denn Liquidität bedeutet ganz einfach:
Wie viel frei verfügbares Geld steht Dir kurzfristig zur Verfügung, um Deine Rechnungen zu bezahlen?

Oder noch klarer gesagt:

Kannst Du heute alle fälligen Zahlungen leisten – ohne ins Schwitzen zu kommen oder auf Hilfe von außen angewiesen zu sein?

Wenn Du diese Frage nicht sofort mit einem klaren „Ja“ beantworten kannst, solltest Du weiterlesen.

Ein häufiger Irrtum: Viele Selbstständige glauben, sie seien „gut aufgestellt“, nur weil sie einen Gewinn erwirtschaften. Aber:

⇒ Gewinn ist eine Rechengröße (auf dem Papier).
⇒ Liquidität ist eine Zahlungsgröße (auf dem Konto).

Du kannst einen ordentlichen Gewinn in der BWA stehen haben – und trotzdem zahlungsunfähig sein, wenn Deine Kund:innen spät oder gar nicht zahlen, Du hohe Außenstände hast oder viel Kapital in Lagerware gebunden ist.

Umgekehrt kannst Du liquide sein – auch wenn Du (noch) keinen großen Gewinn machst.

Während der Gewinn am Ende des Monats oder Jahres ermittelt wird, ist Liquidität ein täglicher Check:

• Was kommt in den nächsten Tagen rein?
• Was geht in den nächsten Tagen raus?
• Bleibt genug Puffer?

Liquidität ist wie Deine unternehmerische Sauerstoffversorgung. Solange sie funktioniert, bist Du handlungsfähig. Wenn sie ins Stocken gerät, geht Dir schnell die Luft aus – selbst wenn Dein Geschäft eigentlich gut läuft.

Ein Denkfehler, den Du vermeiden solltest, ist täglich ins Onlinebanking hereinzuschauen und von folgender Annahme auszugehen: „Solange da ein Plus steht, ist alles in Ordnung“.

Falsch gedacht. Denn:

• Dieses „Plus“ kann bereits durch zukünftige Zahlungen gebunden sein (Steuern, Sozialabgaben, Lieferantenrechnungen etc.).
• Ein voller Kontostand heute kann ein trügerisches Bild sein, wenn morgen große Abbuchungen anstehen.

Liquiditätsplanung bedeutet also nicht, den Kontostand zu beobachten – sondern aktiv vorauszudenken.

Du musst keine BWL studiert haben – aber dieses Grundverständnis hilft Dir:

• Liquidität 1. Grades = Zahlungsmittel sofort verfügbar (z. B. Bankguthaben, Kasse)
• Liquidität 2. Grades = Kurzfristig eintreibbare Forderungen (offene Rechnungen)
• Liquidität 3. Grades = Umlaufvermögen insgesamt (auch Vorräte, Lagerbestände)

Wirklich „sicher“ ist nur, was sofort zahlungswirksam ist – alles andere hängt davon ab, ob und wann Du darauf zugreifen kannst.

Wer selbstständig ist, bewegt sich auf einer spannenden – und oft herausfordernden – Reise. Du stellst Dich täglich neuen Themen, triffst viele Entscheidungen und trägst dabei auch das volle unternehmerische Risiko. Umso wichtiger ist es, die finanziellen Fallstricke rechtzeitig zu erkennen – bevor Du selbst hineintappst.

Denn ganz gleich, wie solide Dein Unternehmen aufgestellt ist: Finanzielle Engpässe können jede:n treffen. Ein unerwarteter Auftragseinbruch, eine Krankheit, eine Steuernachzahlung oder einfach eine saisonale Durststrecke – die Liste möglicher Stolperfallen ist lang.

Rücklagen geben Sicherheit – und schützen vor bösen Überraschungen

Gerade in der Anfangszeit oder bei starkem Wachstum kommt es oft vor, dass Selbstständige sich finanziell übernehmen. Die Folge: hohe Fixkosten, dünne Margen – und kein Puffer. Wenn dann nur eine Sache schiefläuft, kann es eng werden. Manchmal so eng, dass das Unternehmen nicht überlebt.

Deshalb gilt: Auch wenn die Mittel knapp sind – Rücklagen sind keine Kür, sondern Pflicht.
Sie helfen Dir, planbare Ausgaben wie die Umsatzsteuervorauszahlung abzufedern – und schützen Dich vor den Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse.

Gerade wenn es gut läuft, ist es wichtig, nicht nur in neue Angebote oder Tools zu investieren, sondern auch in Deine finanzielle Stabilität. Dein Sicherheitsnetz sollte nicht aus Hoffnung bestehen – sondern aus bewusst aufgebauten Reserven.

Wenn Du selbstständig bist, solltest Du Dir eines klarmachen: Deine Einnahmen gehören nicht einfach Dir.

Ein großer Teil davon ist für andere Zwecke reserviert – Steuern, Abgaben, Vorsorge. Deshalb gilt: Behandle Deine Einnahmen wie Bruttoeinnahmen.

 

Steuern: Rücklagenpflicht Nr. 1

Allein für die Einkommensteuer solltest Du mindestens 20–30 % Deiner Einnahmen zurücklegen – je nach Höhe Deines Gewinns und persönlichem Steuersatz. Einen groben Schätzwert liefert Dir der Einkommensteuer-Rechner des Bundesfinanzministeriums.

Zusätzlich kommt für viele noch die Gewerbesteuer hinzu (außer Du bist Freiberufler:in) – auch sie wird quartalsweise fällig. Und natürlich: Die Umsatzsteuer, die Du regelmäßig an das Finanzamt abführst, ist kein Geld, das Dir gehört – Du reichst es nur weiter.

Lege Deine Steuer-Rücklagen sofort bei Geldeingang zur Seite – am besten auf ein separates Steuerkonto. So kommst Du gar nicht erst in Versuchung, das Geld auszugeben.

 

Steuern sind nicht die einzigen Rücklagen, die Du brauchst!

Rücklagen sichern Dich nicht nur gegenüber dem Finanzamt ab. Sie sind auch Dein Schutzschild für alles, was sonst noch so auf Dich zukommen kann:

• Urlaub oder Auszeiten – die musst Du Dir als Selbstständige:r selbst finanzieren
• Unvorhergesehenes – Reparaturen, Krankheitsausfälle, kurzfristige Umsatzrückgänge
• Anschaffungen – neues Inventar, Softwarelizenzen, Weiterbildungskosten

Zahle Dir regelmäßig einen fixen Rücklagenbetrag oder Prozentsatz (z. B. 10 % Deiner Einnahmen) auf ein gesondertes Rücklagenkonto aus. So baust Du schrittweise Deinen Puffer auf – ohne Stress.

 

Und was ist mit der Altersvorsorge?

Viele Selbstständige verdrängen das Thema – besonders in der Startphase. Aber: Wer heute keine Rücklagen für später bildet, zahlt morgen drauf.

Seit dem Alterseinkünftegesetz von 2005 hat sich einiges verändert: Die gesetzliche Rentenversicherung bietet für Selbstständige keine verlässliche Absicherung mehr. Du musst also privat vorsorgen – aktiv und rechtzeitig.

Nutze kostenlose Rentenlücken-Rechner im Netz, um grob zu ermitteln, was Dir im Alter fehlen wird. Dann kannst Du beginnen, gezielt Rücklagen für Deine Altersvorsorge einzuplanen – sei es über Fonds, Versicherungen oder ein separates Altersvorsorgekonto.

 

Richtwert: Rücklagenbedarf in drei Kategorien

Hier eine einfache Orientierung, wie viel Rücklage sinnvoll ist:

 

 

Fazit:

Rücklagen bedeuten nicht Verzicht – sie bedeuten Freiheit. Freiheit, ruhig zu schlafen. Freiheit, kluge Entscheidungen zu treffen. Und Freiheit, Dein Unternehmen auf sicheren Beinen wachsen zu lassen.

 

Und was, wenn Du ab jetzt zuerst an Dich denkst?

Statt am Monatsende zu hoffen, dass etwas übrig bleibt, kannst Du aktiv dafür sorgen, dass Rücklagen, Dein Gehalt und Dein Gewinn zur Priorität werden – und nicht nur ein Zufallsprodukt. Wie das geht? Indem Du Deine Finanzplanung komplett umstellst.

Im nächsten Kapitel zeige ich Dir, wie das Profit-First-System funktioniert – und warum es für viele Selbstständige ein echter Gamechanger ist.

Rücklagen aufzubauen ist kein Zufall, sondern das Ergebnis klarer Entscheidungen und guter Strukturen.
Damit es Dir gelingt, dauerhaft Geld zur Seite zu legen – für Steuern, für Investitionen, für Krisenzeiten und für Dich selbst – brauchst Du ein System, das Dich dabei unterstützt.

Und genau hier kommt ein Perspektivwechsel ins Spiel, der für viele Selbstständige alles verändert hat:

Als Selbstständige:r wurdest Du vermutlich so sozialisiert: Erst kommt der Umsatz, dann die Kosten – und was übrig bleibt, ist Dein Gewinn.

Und mal ehrlich: Wie oft bleibt da wirklich etwas übrig?

Ich kenne viele Selbstständige, die alles geben, ihren Mitarbeitenden faire Löhne zahlen – und sich selbst gerade mal das Nötigste gönnen. Manche entlohnen sich sogar unter dem Mindestlohn. Das ist weder fair noch nachhaltig.

Es ist Zeit, umzudenken.

Was wäre, wenn Du zuerst Dich bezahlst – und danach schaust, welche Kosten Du Dir leisten kannst?

Genau das ist der Kerngedanke von Profit First – einem System, das der amerikanische Unternehmer Mike Michalowicz entwickelt hat und das weltweit vielen Selbstständigen hilft, ihre Finanzen endlich in den Griff zu bekommen.

Statt: Umsatz – Kosten = Gewinn

denkst Du ab sofort:

Umsatz – Gewinn – Gehalt – Steuern = Kosten

Das bedeutet:

Du nimmst Deinen geplanten Umsatz und ziehst zuerst das ab, was Dir zusteht – Gewinn, Gehalt und Steuer. Mit dem, was dann noch übrig bleibt, bestreitest Du Deine laufenden betrieblichen Kosten.

Du richtest vier Bankkonten ein:

• Geschäftskonto – hier gehen alle Einnahmen ein und Du zahlst von diesem Konto Deine laufenden Betriebskosten.
• Privatkonto – hierhin überweist Du regelmäßig Dein Selbstständigengehalt.
• Steuerkonto – hier parkst Du die Rücklagen für Deine Steuerzahlungen (Einkommen-, Umsatz-, ggf. Gewerbesteuer).
• Gewinn- und Rücklagenkonto – hier sammelst Du Deinen Gewinn und Rücklagen für Krisenpuffer, Investitionen oder Wachstumspläne.

Die Verteilung der Einnahmen auf diese Konten geschieht regelmäßig (z. B. zweimal im Monat) nach vorher festgelegten Prozentsätzen. Über die Newsletter-Anmeldung auf der Profit First-Seite erhältst Du als „Geschenk“ z.B. ein Arbeitsblatt, um die Prozentsätze für Dein Business zu ermitteln.

• Du bezahlst Dich zuerst – und hörst auf, Dich selbst zu vergessen

• Du sicherst Rücklagen automatisch – statt sie irgendwann „nach Gefühl“ bilden zu wollen

• Du siehst sofort, wie viel Geld für laufende Kosten wirklich zur Verfügung steht

• Du entwickelst ein viel bewussteres Gefühl für Deine Zahlen

Das Profit-First-System zwingt Dich dazu, realistische betriebliche Entscheidungen zu treffen.

Wenn das Geld auf dem Geschäftskonto knapp ist, sind nicht Du oder Dein Gehalt das Problem – sondern Deine Kostenstruktur.
Dann heißt es: analysieren, optimieren, reduzieren.

Ergo: Gewinn ist kein Zufallsprodukt – sondern eine bewusste Entscheidung.

Mit Profit First veränderst Du nicht nur Dein Kontomodell – Du veränderst Deine gesamte Haltung als Unternehmer:in.

Im nächsten Kapitel zeige ich Dir, wie Du Deine individuelle Verteilung auf die vier Konten festlegen kannst – und wie Du Schritt für Schritt ins Tun kommst.

Jedes Unternehmen ist anders – deshalb gibt es keine pauschal gültige Verteilung, die für alle passt. Die richtige Verteilung hängt von vielen Faktoren ab: z. B. Deiner Unternehmensgröße, Deinen Kostenstrukturen, Deiner Branche und Deinem bisherigen Zahlungsverhalten.

Trotzdem lässt sich das Prinzip von Profit First sehr gut veranschaulichen – z. B. anhand folgender Beispielrechnung:

Diese Aufstellung basiert auf einem Netto-Jahresumsatz von 70.000 € (brutto: 83.300 €) und einer exemplarischen Aufteilung:

8 % für Gewinn & Rücklagen

42,5 % für Dein Inhabergehalt

27 % für die Steuer-Rücklagen

22,5 % zur Deckung der laufenden Betriebskosten

 

	%	Profit First
		netto	brutto
Einnahmen	100	70.000,00 €	83.300,00 €
Gewinn + Rücklagen	8	5.600,00 €	6.664,00 €
Inhabergehalt	42,5	29.750,00 €	35.402,50 €
Kosten	22,5	15.750,00 €	18.742,50 €
Steuern	27	18.900,00 €	22.491,00 €

 

➡️ Diese Verteilung ist nicht in Stein gemeißelt, sondern eine Orientierung. Gerade in der Startphase oder in Wachstumsphasen kann es sein, dass Du Deine Verteilung regelmäßig anpassen musst – je nachdem, was realistisch und gesund für Dein Unternehmen ist.

Dafür gibt es ein spezielles Berechnungsformular, das Dir auf Basis Deiner echten Zahlen (vorzugsweise aus den Vorjahren) hilft, eine individuell passende Verteilung zu erstellen.

Aus rechtlichen Gründen darf ich dieses Tool hier nicht zur Verfügung stellen.

Aber: Du bekommst es kostenlos. Wenn Du Dich für den Newsletter von Profit First anmeldest, erhältst Du als „Geschenk“ u.a. ein Arbeitsblatt, um die Prozentsätze für Dein Business zu ermitteln.

Mein Tipp:

Wenn Du mit dem System starten willst, beginne klein und pragmatisch.
Selbst eine erste Aufteilung von z. B. 5 % Gewinn und 5 % Steuern kann bereits einen Unterschied machen – denn Du setzt damit ein klares Signal an Dich selbst:

Du übernimmst die Kontrolle über Deine Finanzen.

Wenn es ums Thema Liquidität, Rücklagen und finanzielle Selbstfürsorge geht, begegnen mir in der Zusammenarbeit mit Selbstständigen immer wieder dieselben Aussagen. Viele davon wirken auf den ersten Blick logisch – sind aber in Wahrheit echte Denkfallen, die langfristig teuer werden können.

Hier sind fünf typische Denkfehler – und wie Du sie in Zukunft vermeidest:

 

1. „Ich verdiene ja noch nicht genug, um Rücklagen zu bilden.“

Das klingt vernünftig – ist aber gefährlich. Gerade wenn das Geld knapp ist, ist es umso wichtiger, sich eine Grundstruktur für Rücklagen aufzubauen. Es muss nicht viel sein – aber es sollte regelmäßig passieren. Rücklagenbildung ist kein Luxus, sondern ein Schutzmechanismus. Auch 1 % vom Umsatz ist ein Anfang!

✅ Stattdessen: Fang klein an – und erhöhe mit wachsendem Einkommen Deine Rücklagenquote.

 

2. „Ich zahle einfach, was fällig ist – der Rest ergibt sich.“

Wer seine Finanzen nur reaktiv managt, lebt im Dauer-Notfallmodus. Unvorhergesehene Nachzahlungen oder ein Umsatzknick bringen dann schnell alles ins Wanken.

✅ Stattdessen: Arbeite mit Kontenmodellen wie Profit First, um proaktiv für Steuern, Gewinn, Gehalt und Kosten vorzusorgen.

 

3. „Meine Einnahmen sind zu unregelmäßig – Planung lohnt sich nicht.“

Unregelmäßige Einnahmen sind kein Argument gegen Struktur – sondern ein guter Grund für sie. Denn je weniger planbar Dein Einkommen ist, desto mehr brauchst Du eine klare Verteilung und Priorisierung der vorhandenen Mittel.

✅ Stattdessen: Plane mit realistischen Durchschnittswerten und richte Dir feste Überweisungstermine für Deine Rücklagen ein.

 

4. „Ich investiere lieber in mein Business – Rücklagen kann ich später noch machen.“

Investitionen sind wichtig – aber Rücklagen zu ignorieren, kann gefährlich sein. Denn ohne Sicherheitsnetz riskierst Du, im Notfall auf Pump leben oder Fördermittel und Kredite zu unvorteilhaften Bedingungen aufnehmen zu müssen.

✅ Stattdessen: Plane Rücklagen mit ein – sie gehören genauso zum Wachstum wie Investitionen.

 

5. „Finanzen sind nicht mein Ding – ich kümmere mich später darum.“

Das höre ich oft – besonders von Menschen, die in ihrem Fach brillant sind, sich aber mit Zahlen schwertun. Doch: Wenn Du nicht selbst das Steuer in der Hand hältst, tut es niemand für Dich.

✅ Stattdessen: Bau Dir einfache Routinen auf, arbeite mit visuellen Tools und hol Dir bei Bedarf Unterstützung – Hauptsache, Du fängst an.

 

Fazit: Denk neu – handele bewusst

Finanzielle Sicherheit beginnt im Kopf. Wenn Du es schaffst, überholte Überzeugungen abzulegen und Verantwortung zu übernehmen, hast Du schon den wichtigsten Schritt gemacht.

Im nächsten Kapitel zeige ich Dir, wie Du mit einfachen Routinen regelmäßig den Überblick über Deine Finanzen behältst – und Dein System wirklich in den Alltag bringst.

Auch das beste System funktioniert nur, wenn es regelmäßig gepflegt wird. Deshalb empfehle ich Dir, mit festen Routinen zu arbeiten – ganz ohne großen Aufwand:

Wöchentlich

– Einnahmen prüfen und Einnahmen-Verteilung nach dem Profit-First-Prinzip durchführen
– Rücklagen auf separate Konten überweisen
– Offene Rechnungen und Zahlungen checken

Monatlich

– Überblick über Einnahmen / Ausgaben / Kontostände verschaffen
– Rücklagenquote prüfen und ggf. anpassen
– Budgetplanung für den nächsten Monat vornehmen (noch besser SOLL-IST-Abgleich über eine BWA-Planung – schau mal hier).

Quartalsweise oder halbjährlich

– Umsatz- und Kostenentwicklung und Rentabilität analysieren
– Steuer-Check (Steuerrücklagen vs. tatsächliche Zahlungserwartung)
– Rücklagen ggf. neu gewichten (z. B. mehr Altersvorsorge, weniger Liquidität)

Mein Tipp: Blocke Dir feste Termine im Kalender – am besten mit Erinnerungsfunktion. Denn was einen festen Platz im Kalender hat, hat auch einen festen Platz in Deinem Unternehmen.

Rücklagen sind kein totes Kapital. Im Gegenteil: Sie sind ein lebendiges Instrument für Deine Unternehmenssteuerung – wenn Du sie zielgerichtet und mit Bedacht einsetzt.

Rücklagen sind nicht zum Ausgeben da – aber auch nicht zum Verstauben

Ein häufiger Denkfehler: Rücklagen zu horten wie ein Schatz, der möglichst unberührt bleiben muss. Das kann dazu führen, dass sie entweder vergessen werden oder im entscheidenden Moment nicht genutzt werden – aus Angst, sie könnten „verloren“ gehen. Dabei ist genau das Gegenteil richtig: Rücklagen sollen Dir helfen, handlungsfähig zu bleiben.

Drei gute Anlässe, Rücklagen bewusst einzusetzen:

• In wirtschaftlich schwachen Monaten, z. B. durch saisonale Schwankungen oder Auftragsflauten – um Deinen Lebensunterhalt und laufende Kosten zu sichern.
• Für Investitionen, die Dich langfristig stärken, z. B. neue Technik, Weiterbildung, ein neues Angebot oder eine Marketingmaßnahme.
• Für notwendige Reparaturen oder kurzfristige Notfälle, z. B. bei Ausfallzeiten, Krankheit oder unerwarteten externen Kosten.

Aber: Jede Rücklage hat ihren Zweck. Achte darauf, Deine Rücklagen thematisch getrennt zu halten, z. B. über getrennte Unterkonten oder mit klarer interner Zuordnung.

 

Was Du vermeiden solltest:

• Rücklagen für Konsum verwenden, z. B. für private Wünsche oder unnötige Spontankäufe – dafür ist Dein Inhabergehalt da.
• „Löcher stopfen“, ohne die Ursache zu analysieren (z. B. dauerhafte Unterdeckung oder zu hohe Fixkosten).
• Alles in einen Topf werfen – das führt zu Intransparenz und Unsicherheit.

 

Mein Tipp:

Wenn Du Rücklagen entnehmen willst, stell Dir vorher drei Fragen:

• Wofür genau verwende ich das Geld?
• Ist diese Ausgabe wirklich notwendig – oder gibt es eine andere Lösung?
• Wie lange dauert es, diese Rücklage wieder aufzufüllen?

Wenn Du diese Fragen ehrlich beantworten kannst, wirst Du Deine Rücklagen nicht gefährden – sondern sie als das nutzen, was sie sind: ein strategisches Instrument zur Selbstführung und Sicherheit.

 

Rücklagen zu bilden, ist unternehmerische Verantwortung. Rücklagen klug zu nutzen, ist unternehmerische Reife.
Im Fazit fasse ich die wichtigsten Punkte noch einmal für Dich zusammen – damit Du mit einem klaren Fahrplan in die Umsetzung starten kannst.

Rücklagen sind kein Zeichen von Schwäche oder Pessimismus – sondern Ausdruck von Weitsicht und unternehmerischer Reife.
Sie ermöglichen Dir, in schwierigen Zeiten handlungsfähig zu bleiben – und in guten Zeiten sinnvoll zu wachsen.

Rücklagen zu bilden ist kein Luxus, sondern eine bewusste Entscheidung für Sicherheit, Unabhängigkeit und Selbstführung.

Du hast in diesem Beitrag gelernt,

• warum Liquidität das Fundament unternehmerischer Stabilität ist,
• wie Du typische Denkfehler vermeidest,
• was sinnvolle Rücklagenhöhe bedeutet –
• und wie Du mit dem Profit-First-System und einfachen Routinen strukturiert und stressfrei Rücklagen aufbauen kannst.

Du brauchst kein Zahlen-Genie zu sein, um Deine Finanzen im Griff zu haben. Was es braucht, ist die Bereitschaft, verantwortlich zu handeln – für Dich, Dein Unternehmen und Deine Zukunft.

 

Rücklagen bedeuten:

✔ Du kannst agieren, statt nur zu reagieren.
✔ Du kannst in Chancen investieren, statt im Mangel zu verharren.
✔ Du schützt nicht nur Dein Business, sondern auch Deine Gesundheit.

 

Mein Impuls für Dich:

Fang nicht irgendwann damit an – sondern jetzt! Schon kleine Schritte haben große Wirkung, wenn sie regelmäßig und konsequent gegangen werden.

Und wenn Du dabei Unterstützung brauchst – sei es bei der Analyse, der Umstellung oder der Etablierung neuer Finanzroutinen – melde Dich gerne bei mir.