10+ nützliche betriebswirtschaftliche Tools und Tipps für Selbstständige

Alles, was mit Zahlen zu tun hat, ist für viele Selbstständige ein ungeliebtes Thema – dabei sind Deine Zahlen und alles, was damit zusammenhängt, für Deinen Erfolg unerlässlich. Aber was wäre, wenn Du zeitraubende Aufgaben einfach auslagern könntest? Dank Künstlicher Intelligenz (KI) wird das immer mehr zur Realität. Moderne Technologien übernehmen Routineaufgaben wie das Erfassen von Belegen, werten Daten automatisch aus und helfen Dir, Deine Finanzen im Griff zu behalten.

In meinem Blogbeitrag erfährst Du, wie Du KI und andere digitale Tools für Deine Buchhaltung, Liquiditätsplanung und Steueroptimierung nutzen kannst. Ich habe Dir in diesem Beitrag zudem einige Buchtipps und Empfehlungen zu Bloggerinnen, die sich intensiv mit den Themen Buchhaltung und Steuern beschäftigen, zusammengestellt.

Lerne hilfreiche Programme, wertvolle Tipps und praktische Vorlagen kennen, die Dir das Unternehmerleben erleichtern – und Dir den Rücken für das Wesentliche freihalten: Dein Geschäft voranzubringen.

Viele kennen und arbeiten mit Lexware Office. Ich selbst arbeite lieber mit der Desktop-Version von Lexware (Lexware Buchhalter). Für mich als Bilanzbuchhalterin ist es kein Problem, mit diesem Programm zu arbeiten, denn es bietet mir die Möglichkeit, eigene Sachkonten anzulegen (diese Möglichkeit bietet Lexware Office nicht).

Vielleicht ist DATEV Unternehmen Online die optimale Lösung für Dich? Mit DATEV übergibst Du die Buchhaltung zum großen Teil an Deine Steuerberater:in. Du sammelst die Belege und erhältst die Auswertungen aus DATEV, sobald das Steuerbüro sie erfasst hat.

Gerade heute ist mir ein Newsletter der Lebensentdecker ins Haus geflattert, der Dir in jedem Fall weiterhelfen wird, die für Dich richtige Entscheidung im Hinblick auf Deine Buchhaltung zu treffen. Viele Selbstständige treibt die Frage um: Welche Buchhaltungssoftware ist die richtige für mich?

Daher haben die Lebensentdecker dazu einen Blog-Beitrag geschrieben, den ich hier sehr gerne verlinke:

Buchhaltungssoftware im Vergleich: Diese 5 Tools haben uns überzeugt

Ihre Test-Kriterien waren neben der Alltagstauglichkeit auch die Automatisierung in der Belegbuchung, der Abgleich mit dem Geschäftskonto, die ELSTER Anbindung und die Nutzung von anderen Schnittstellen.

Da der Markt an Apps und Software-Produkten mittlerweile schier unübersichtlich ist, habe ich mich ein wenig umgeschaut und bin auf einige Testergebnisse gestoßen, die ich mir genauer angeschaut habe:

• WISO Steuer: Sicherlich einer der Klassiker unter den angebotenen Programmen. Dennoch schneidet diese Software, in den Testberichten, die ich mir angeschaut habe, stets sehr gut ab. Software, App oder Browser – bei Wiso Steuer vom Fachverlag Buhl muss sich niemand entscheiden. Denn hier kann die Steuererklärung auf allen Kanälen bearbeitet werden. Mit dem Kauf können bis zu fünf Steuererklärungen abgegeben werden.
• SMART Steuer: Als reiner Onlinedienst kann Smartsteuer sehr überzeugen. Das Portal bietet eine gekonnt unterstützte Steuererklärung und deckt so viel ab, wie sonst nur Steuersoftware. Eine App von Smartsteuer gibt es nicht, alles läuft per Browser. Der Praxistest zeigt: Das reicht völlig. Der Zugriff ist von Computer, Tablet oder Smartphone möglich. Die Benutzeroberfläche passt sich dem verwendeten Gerät an. Im Browser ist sie besonders übersichtlich. Es bleibt mehr Platz für Erläuterungen und Hinweise.

Falls Du Dir die Testergebnisse ganz genau anschauen willst, findest Du hier einen sehr aktuellen Steuersoftware-Vergleich (12/24). Viele weitere, detaillierte Testergebnisse sind auch in der Wirtschaftswoche zu finden.

Gerade für Selbstständige ist eine solide Liquiditätsplanung unerlässlich. Gehen einem Unternehmen die liquiden Mittel aus, kann es in die Insolvenz rutschen – auch wenn die Auftragslage gut ist. Denn sprudelnde Gewinne in der Zukunft nützen nichts, wenn in der Gegenwart fällige Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können.

Wenn Selbstständige finanzielle Entscheidungen treffen, reicht das reine Bauchgefühl nicht mehr aus, sondern Du solltest Dir einige Zahlen mehr heranziehen.

Dazu gehören der aktuelle Cashflow, die Ausgaben, die laufenden Kredite oder auch der Forecast. Die Liquiditätsplanung ist für jedes Unternehmen, ob klein, mittel oder groß, eine existenzielle Aufgabe. Wer sie richtig angeht, ist für jedes Szenario gewappnet und kann Investoren, Banken und anderen Stellen Rede und Antwort stehen. Dabei helfen heute digitale Lösungen: Liquiditätsplanungssoftware.

Mit Fokus auf Selbstständige und kleine Unternehmen, möchte ich hier drei von unendlich vielen Möglichkeiten vorstellen:

• Kontist ist eine Mischung aus Finanz-App und Girokonto für Selbstständige. Kundinnen und Kunden können verschiedene Kontomodelle abschließen und erhalten je nach gewähltem Konto zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel die Buchhaltungssoftware von Lexware. Kontist Free ist das kostenlose Konto von Kontist, das keine besonderen Zusatzfunktionen bietet. Für neun Euro im Monat gibt es Kontist Premium. Bei diesem Konto ist bereits eine Anbindung an verschiedene Buchhaltungsprogramme möglich.Was ich besonders praktisch finde, ist dass Kontist über Unterkonten automatisch Rücklagen für die Steuer bildet, so dass immer genug Geld da ist, um die Forderungen des Finanzamtes zu begleichen. Das ist besonders praktisch für Selbstständige, die noch nicht genau wissen, wie viel sie regelmäßig zurücklegen müssen. Hier findest Du die Vor- und Nachteile und weitere Details zu Kontist aufgelistet.

• Finban bietet grundlegende Funktionen für die Liquiditätsplanung, ist jedoch in einigen Bereichen eingeschränkt. Während die Software einfach zu bedienen ist und eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, reichen die Funktionen möglicherweise nicht aus, um komplexere Anforderungen zu erfüllen. Dies macht Finban zu einer geeigneten Wahl für Selbstständige und kleinere Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung suchen.

• Commitly, ein Unternehmen aus Österreich, hat eine benutzerfreundliche Softwarelösung für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Die intuitive Bedienung und einfache Einrichtung machen Commitly zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine unkomplizierte und kosteneffiziente Lösung suchen. Im Vergleich zu größeren Lösungen bietet Commitly weniger Funktionen, für kleinere Unternehmen ist das Angebot jedoch oft ausreichend.

• Wer lieber auf Excel setzt: Eine Gratis-Excel-Vorlage für einen Liquiditätsplan gibt es zum Beispiel von der IHK Aschaffenburg.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Du Dir zunächst einige Gedanken darüber machst, welche Wünsche und Anforderungen Deine App oder Deine Software genau erfüllen soll. Im Haufe Verlag ist dazu ein Beitrag erschienen, der inhaltlich auch heute noch relevant ist.

Das Mahnwesen ist ein leidiges Thema. Nicht nur, dass Mahnungen Zeit kosten und unnötig sind wie ein Kropf. Sie bringen auch eine eigentlich gute Zusammenarbeit und Geschäftsbeziehung leicht ins Wanken, wenn erbrachte Leistungen nicht ohne Nachdruck bezahlt werden. Kein Wunder also, dass sich viele Selbstständige angesichts dieses eher unangenehmen Gefühls mit dem Forderungsmanagement schwertun.

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird sich Dein Mahnwesen spürbar entspannen, wenn Du es auf Basis einer kaufmännischen Lösung automatisierst.

Idealerweise handelt es sich bei dieser Software um ein System, in dem die von Dir genutzten und benötigten Daten zusammenlaufen und Du mit nur einem Login von überall und mit jedem Gerät auf diese aktuellen Informationen zugreifen kannst.

Das erspart Dir nicht nur Zeit, Kosten und Diskussionen, sondern auch eine Menge Mahnungen.

In der Größenordnung, in der Du als Selbstständige:r unterwegs bist, hat die Plattform “Für Gründer” einige Rechnungsprogramme getestet – hier findest Du die Übersicht.

Kümmere Dich dringend um das Thema E-Rechnungen, wenn Du B2B-Kund:innen hast.

Zum Hintergrund (falls Du Dich noch nicht damit befasst hast):

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen und empfangen.

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die nicht mehr in Papierform erstellt, versendet und empfangen wird, sondern in einem elektronischen Format. Dies bedeutet, dass die gesamte Abwicklung des Rechnungsprozesses digital erfolgt, von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung. Sie muss darüber hinaus bestimmte Anforderungen erfüllen, um als E-Rechnung zu gelten, z. B. die elektronische Signatur und die Einhaltung des Formats ZUGFeRD oder XRechnung. (Lexware bietet zu diesem Thema ein kostenfreies E-Book).

Wenn Du, wie ich, keine Software mit integrierter Buchhaltung benötigst, sondern lediglich die Möglichkeit, Deine Rechnungen zukünftig als E-Rechnungen zu schreiben, empfehle ich Dir von Buhl entweder die kostenfreie Variante der Software „WISO MeinBüro“. Allerdings sind die Rechnungen hier eher auf produzierende Unternehmen ausgelegt, was für mich als Dienstleisterin nicht passt, außerdem kannst Du Dein Logo in der kostenfreien Variante nicht nutzen. Als Alternative bietet sich die Software WISO MeinBüro Rechnungen XS entschieden (monatlich EUR 5,40).

Als Selbständige:r in trägst du viel Verantwortung und hast zahlreiche Aufgaben zu erledigen. Neben der täglichen Arbeit ist es aber auch wichtig, einen klaren Überblick über Deine Finanzen zu haben. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Dein Unternehmen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft erfolgreich bleibt. Nachfolgend stelle ich Dir einige meiner wichtigsten Excel-Tools vor, die Du kostenlos herunterladen kannst, um Deine privaten und geschäftlichen Zahlen im Griff zu behalten. Damit legst Du den Grundstein für eine fundierte Planung und eine stabile finanzielle Basis, die es Dir ermöglicht, Deine unternehmerischen Ziele zu erreichen.

Lade Dir hier die Excel-Vorlage zur Berechnung Deiner privaten Kosten direkt herunter

Dein Unternehmen muss für Dich sorgen. Du bist seine wichtigste Mitarbeiter:in. Du gehst Risiken ein, trägst die Verantwortung, bist innovativ und bringst das Unternehmen nach vorne und arbeitest wahrscheinlich am härtesten. Daher finde ich es enorm wichtig, dass Du Dich erst einmal mit Deinen privaten Zahlen beschäftigst.

Diese zeigen Dir nämlich sehr schnell, wie hoch Dein unternehmerisches Gehalt sein muss, damit Du Deine privaten Kosten decken kannst. Was Du tatsächlich brauchst, hängt von Deinen Ausgaben ab. Ohne einen detaillierten Überblick kommst Du also nicht weiter. Schließlich musst Du als Selbstständige:r weiterhin, wie bisher, die Kosten für Deine private Lebensführung aufbringen.

Lade Dir hier die Excel-Vorlage zur Berechnung Deiner finanziellen Reichweite direkt herunter

Die finanzielle Reichweite beschreibt, wie lange Dein Unternehmen in der Lage ist, seine laufenden Kosten ohne zusätzliche Einnahmen zu decken. Diese finanzielle Reserve, oft als Liquiditätspuffer bezeichnet, sichert das Überleben Deines Unternehmens in Krisenzeiten oder bei unerwarteten Ausfällen.

Die Frage, die dahinter steht, lautet: „Wenn morgen Deine Umsätze auf 0 zurückgingen, wie lange würdest Du und Dein Unternehmen überleben?“

Lade Dir hier die Excel-Vorlage, welchen Wert Deine Zeit hat direkt herunter

Hast Du Dich schon einmal ernsthaft damit auseinandergesetzt, wie viel Deine Zeit als Selbstständige:r wert ist?

Damit meine ich, wie viel musst Du pro Arbeitsstunde verdienen, um Dein Jahreswunscheinkommen tatsächlich zu erzielen? Wenn Du Dir diesen Betrag einmal vor Augen hältst (nachdem Du ihn errechnet hast), wirst Du Dir in Zukunft vielleicht zweimal überlegen, ob Du Deine wertvolle Zeit einsetzt, um Deine Werkstatt zu kehren, Handtücher zusammenzulegen, stundenlang Ablage zu machen, Dich semiprofessionell mit der Reparatur einer Maschine oder der Installation eines Softwareprogramms zu beschäftigen, oder, oder, oder….

Das alles sind Tätigkeiten, die natürlich erledigt werden müssen – aber unbedingt von Dir? Mit meiner kleinen Excel-Tabelle findest Du schnell heraus, wie viel Deine Zeit wert ist!

Ich bin der Meinung, es ist für Selbstständige wichtiger denn je, sich mit seinen Zahlen zu beschäftigen.

Die Basis dafür liefert Dir Deine monatliche BWA, die ein hervorragendes Instrument zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage Deines Unternehmens darstellt. Sie ist vielseitig einsetzbar und kann Dir als Selbständige:r als kostengünstige und zeitsparende Grundlage für ein einfaches und zielgerichtetes Controlling dienen.

In meinem Blog-Beitrag: In 7 Schritten von der BWA zum Controlling-Instrument erkläre ich Dir, wie Du Schritt für Schritt auf Basis der Zahlen aus 2024 aus Deinen betriebwirtschaftlichen Analysen (BWA), eine Plan-BWA mit dem direkten Soll-Ist-Vergleich je Monat erstellst.

Neben den praktischen Apps und Tools, die Dir dabei helfen, Deine Finanzen zu organisieren und Deine unternehmerische Entwicklung zu planen, kann es auch sehr hilfreich sein, sich mit fundiertem betriebswirtschaftlichem Wissen auseinanderzusetzen. Fachbücher bieten Dir nicht nur tiefere Einblicke in wirtschaftliche Zusammenhänge, sondern auch wertvolle Strategien und Methoden, um Dein Unternehmen noch effizienter zu führen. In den folgenden Empfehlungen findest Du eine Auswahl an Büchern, die speziell für Selbstständige und Unternehmer:innen aus Deinem Bereich nützlich sein können. Sie unterstützen Dich dabei, betriebswirtschaftliche Konzepte besser zu verstehen und in der Praxis anzuwenden.

Zusätzlich zu hilfreichen Tools und Fachbüchern bieten auch inspirierende Blogs einen großen Mehrwert für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sie liefern praktische Tipps, spannende Einblicke und wertvolle Erfahrungen rund um Themen wie Betriebswirtschaft, Finanzen und persönliche Weiterentwicklung. Im Folgenden stelle ich Dir einige empfehlenswerte Blogs vor, die sich genau mit diesen Themen befassen und regelmäßig lesenswerte Inhalte bieten.