Dein erstes Teammitglied – so startest Du gut vorbereitet (6 einfache Schritte)

Viele Selbstständige zögern, den ersten Mitarbeitenden einzustellen. Die Gründe sind vielfältig: zu viel Bürokratie, Angst vor Verantwortung, Unsicherheit bei der Auswahl oder der Gedanke: „Ich schaffe das auch alleine.“
Aber: Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann Dich entlasten, bringt neue Ideen rein und unterstützt Dich dabei, Dein Business auf ein neues Level zu heben – wenn Du gut vorbereitet bist.

Hier kommt eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Bevor Du überhaupt über Verträge, Ausschreibungen oder Gehalt nachdenkst, solltest Du Dir eine Frage ganz ehrlich beantworten: Wobei brauche ich wirklich Unterstützung?

Viele Selbstständige sagen erst mal „Ich brauche einfach Hilfe“ – aber das ist zu unkonkret, um daraus eine Stelle oder Aufgabe zu machen.

Nimm Dir vier Wochen Zeit und schreibe zunächst ganz bewusst mit, welche Tätigkeiten Du jeden Tag erledigst.

⇒ Tipp: Nutze ein kleines Notizbuch oder eine App wie Toggl (ich habe Dir hier ein Video verlinkt, in dem Toggl für Selbstständige gecheckt wurde), um Deine Zeit zu tracken. So bekommst Du schnell ein Gefühl für Muster und Zeitfresser.

Im zweiten Schritt überlegst Du dann, welche Aufgaben Dich besonders viel Zeit oder Energie kosten. Notiere auch, ob diese Aufgaben wirklich von Dir persönlich gemacht werden müssen – oder ob sie jemand anders (vielleicht sogar besser!) übernehmen könnte.

Ich empfehle Dir, Deine Aufgaben nach vier Kriterien zu sortieren:

1. Aufgaben, die Du kompetent erledigst und die Dir Spaß machen, Dich in eine FLOW versetzen (also für einen sehr hohen Energielevel bei Dir sorgen).
2. Aufgaben, die Du zwar kompetent erledigst, Dir aber keinen Spaß machen. Das sind Aufgaben, zu denen Du halt verpflichtet bist und Dir meist keine Energie verschaffen.
3. Aufgaben, die Du zwar nicht besonders gut erledigst (hier fehlt Dir das fachliche Know-how), die Dir aber Spaß machen. Leider verzettelst Du Dich manchmal dabei.
4. Aufgaben, die Du weder fachlich gut noch gerne erledigst und die bei Dir nur Frust erzeugen, die also Energie rauben.

Am Ende hast Du eine gute Grundlage, um zu entscheiden, was Du konkret delegieren willst – und wie viel Zeit das pro Woche ausmacht.

Viele Selbstständige schrecken vor dem Thema „erster Mitarbeitender“ zurück, weil sie die Kosten schwer einschätzen können – oder Angst haben, sich zu übernehmen. Aber keine Sorge: Es muss nicht gleich ein Vollzeitvertrag sein.

Rechne einmal grob durch:

• Welches Budget steht Dir monatlich zur Verfügung?
• Was kostet ein Mitarbeitender realistisch – inklusive Lohnnebenkosten?
• Gibt es zusätzliche Ausgaben wie Software, Arbeitsmaterial, Technik?
• Wie viel Umsatz muss diese Mitarbeitende erzielen, damit sie sich für Dich rechnet? (als Faustformel gilt: Der Umsatz sollte mindestens dreimal so hoch sein, wie die Personalkosten, die Dir entstehen).

Nutze dafür einfache Lohnrechner im Netz oder sprich mit Deiner Steuerberatung. Wichtig ist: Plane lieber vorsichtig – und denk auch daran, dass sich gute Mitarbeit langfristig auszahlt.

⇒ Tipp: Starte klein, z. B. mit einem Minijob oder einer Teilzeitkraft, ggf. suchst Du Dir auch einen freien Mitarbeiter (bei ihm/ihr zahlst Du nur die tatsächlich erbrachte Arbeitszeit). So bleibst Du flexibel und kannst Dich an die neue Rolle als Arbeitgeber:in herantasten.

Es gibt nicht die eine perfekte Anstellung – sondern verschiedene Möglichkeiten, die zu Deinem Bedarf passen können:

• Minijob oder Teilzeitkraft

• Werkvertrag oder freie Mitarbeit

• Honorarbasis (z. B. für externe Dienstleistungen wie Buchhaltung, Social Media)

Wichtig ist, dass Du weißt, was die jeweiligen Modelle bedeuten – rechtlich, steuerlich und organisatorisch. Und dass Du eine Form wählst, die sowohl zu Deiner finanziellen Situation als auch zu Deiner Aufgabenliste passt. Wenn Du z.B. lediglich Unterstützung im Bereich Marketing/Social Media oder virtuelle Assistenz suchst, bietet sich ein freier Mitarbeiter oder eine Tätigkeit auf Honorarbasis in jedem Fall an. 

Gute und bezahlbare Fachkräfte findest Du z.B. bei Junico.  Die Plattform bringt Selbstständige und Unternehmen mit jungen, talentierten Freelancer:innen zusammen, die flexibel, professionell und oft zu fairen Preisen arbeiten. Besonders gefällt mir, dass Junico einen sicheren Rahmen für Zusammenarbeit schafft – mit transparenten Abläufen, fairer Bezahlung und einer engagierten Community.

⇒ Tipp: Kläre diese Punkte am besten mit Deinem Steuerbüro – sie können Dir sagen, was sinnvoll und machbar ist.

Du brauchst kein perfektes Wording und keine glitzernde Karrierewebseite. Was zählt: Sei ehrlich, konkret und menschlich.

Beschreibe klar:

• Was Du suchst (Aufgabenbereich, Zeitumfang)

• Was Du bietest (z. B. flexible Arbeitszeiten, kurze Entscheidungswege)

• Wer Du bist (damit sich jemand ein Bild machen kann)

Vermeide Standardfloskeln und schreibe so, wie Du auch mit Deinen Kunden sprichst. Und dann: Starte in Deinem Netzwerk – vielleicht kennt jemand „jemanden“, der gut passen würde.

Ein Kunde von mir suchte schon lange Unterstützung in seiner Gasthausküche. Da es sich um einen Saisonbetrieb handelt, der nur von Donnerstag bis Sonntag und nur von März bis November geöffnet hat, stellte dies für ausgebildete Köch:innen keine attraktive Perspektive dar. Jetzt haben wir Mitarbeiter:innen gesucht, die zwar keine gelernten Köche/Köchinnen sind, die aber leidenschaftlich gerne kochen.

Manchmal braucht es einfach etwas Kreativität und Umdenken 😉

⇒ Tipp: Ein sympathischer Social-Media-Post mit Bild funktioniert oft besser als ein klassisches Jobportal!

Wenn sich jemand meldet, ist das ein gutes Zeichen – aber auch ein Moment, in dem viele unsicher werden: Woran erkenne ich, ob jemand passt?

Überlege Dir vorher:

• Was ist Dir wirklich wichtig (Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit)?

• Was ist ein absolutes No-Go?

Natürlich spielt auch Dein Bauchgefühl eine Rolle – aber es hilft, vorher ein paar klare Kriterien zu definieren. Und: Stelle offene Fragen, die zum Gespräch einladen. So bekommst Du schnell ein Gefühl, ob die Chemie stimmt.

⇒ Tipp: Notiere Dir nach jedem Gespräch direkt Deine Eindrücke. Das hilft bei der späteren Entscheidung enorm. Lade Deine Favorit:innen zu einem Probetag ein:

• • Lass Dich als Kosmetikerin z.B. an diesem Tag von der Bewerberin behandeln.
  • Oder lass Dir von einem Bewerber für die Küche Dein Lieblingsgericht oder ein Gericht aus Deiner Karte kochen.
  • Suche in jedem Fall eine Tätigkeit aus, die zu Deinem Kerngeschäft passt und wo Du genau sehen kannst, wie Dein:e Bewerber:in arbeitet.

Die ersten Tage sind entscheidend. Auch wenn Du (noch) kein großes Unternehmen bist, solltest Du dafür sorgen, dass Dein neues Teammitglied sich schnell zurechtfindet.

Überlege Dir:

• Welche Aufgaben sind für den Start sinnvoll?

• Welche Zugänge, Materialien, Anleitungen braucht die Person?

• Wann nehmt Ihr Euch Zeit für Austausch?

⇒ Tipp: Plane von Anfang an regelmäßige Gespräche ein – z. B. einmal pro Woche 15 Minuten. Das schafft Vertrauen, gibt Sicherheit und sorgt für ein gutes Miteinander.

Der erste Mitarbeitende ist ein großer Schritt – aber kein Sprung ins kalte Wasser. Wenn Du Dir vorher über Bedarf, Rahmenbedingungen und Kommunikation Gedanken machst, legst Du die beste Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Und Du wirst sehen: Es fühlt sich großartig an, nicht mehr alles alleine stemmen zu müssen.

Aus vielen Gesprächen mit meinen Kundinnen und Kunden weiß ich, dass die Überlegung, Mitarbeiter:innen einzustellen, eine bedeutende unternehmerische Entscheidung darstellt. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Und wie kannst Du herausfinden, ob sich die Einstellung von Mitarbeiter:innen lohnt? Und ich meine, an dieser Stelle nicht nur finanziell lohnt, sondern auch im Hinblick auf eine Vielzahl von weiteren Themen. Falls Du hier tiefer einsteigen möchtest, empfehle ich Dir meinen Blog-Beitrag: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um Deine erste Mitarbeiterin einzustellen?