5 Tipps, warum es sich als Selbständige:r lohnt, Deine Zahlen im Blick zu behalten

Ich erlebe es immer wieder aufs Neue: Viele Selbstständige sind in ihrem Business fachlich absolut top, und betriebswirtschaftlich …? Wenn ich nachfrage, erhalte ich zumeinst folgende Antwort: “Kein Problem, ich habe ja einen Steuerberater und der erstellt mir quartalsweise oder monatlich die Zahlen.” Aha, und was machst Du dann mit den Auswertungen, die Du erhältst? Abheften!

Wenn das bei Dir genauso läuft, bedeutet das, Du führst Dein Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht rein nach Deinem Bauchgefühl. Ok, kann man machen. Ich kann Dir aber hier und heute versichern, dass Du mit dieser Vorgehensweise oftmals Roulette spielst, was unter Umständen zu teuren Fehlentscheidungen führen kann. Kannst und willst Du Dir das leisten?

Wenn Du auf Dauer erfolgreich sein möchtest, wirst Du nicht daran vorbei kommen, Dich mit Deinen Zahlen zu beschäftigen und somit die gesamte Geschäftsentwicklung nicht aus dem Blick verlieren. Klar, als Selbstständige/r hast Du viel um die Ohren: Kunden, Produkte, Dienstleistungen, Mitarbeiterinnen, Behörden, Lieferanten und Netzwerke. Du tanzt auf vielen Hochzeiten – oftmals gleichzeitig und dann sollst Du in Deinem engen Terminkalender auch noch Zeit einplanen, um Dich mit Deinen Zahlen zu befassen?

Aus meiner Sicht: JA, unbedingt! Ich freue mich, wenn ich Dir mit meinen folgenden 5 Tipps ein paar gute Argumente und Einsichten liefern würde, die dazu führen, dass Du Dir regelmäßig Zeit für Deine Zahlen nimmst und sie zukünftig nicht ungelesen abheftest.

Selbstständige sind oftmals Einzelunternehmer/innen und erhalten kein Gehalt, sondern entnehmen das Geld, das sie benötigen, ihrem Unternehmen. Diese Vergütung, die Dir als Unternehmer/in  für die Tätigkeit im eigenen Unternehmen zusteht, nennt man Unternehmergehalt. Während die Gehaltsvorstellungen bei Angestellten meist recht konkret sind, verzichten viele Selbständige darauf, ihren persönlichen Bedarf und den ihrer Familie genau zu ermitteln. Doch selbst wenn sich Unternehmensgewinne nicht so sicher prognostizieren lassen wie Löhne und Gehälter: Auch als Selbstständige/r sollst und musst Du mit Deinem Einkommen auskommen. Es stellt die Basis Deiner Umsatz- und Gewinnplanungen dar.

Bei meinen Kund/innen sehe ich oft, dass sich Selbstständige selbst deutlich weniger auszahlen als ihren Mitarbeiter/innen. Daher meine Frage: Reicht Dein eigenes Unternehmer/innengehalt aus, um Deine privaten Kosten wie Krankenversicherung, Rente, Miete Telefon, Freizeit, Lebensmittel usw. zu decken? Falls Du das noch nie so genau berechnet hast, findest Du in meinem Blogbeitrag: “Wieviel bist Du Dir/ist Dir Deine Leistung wert?” eine Tabelle zur Ermittlung Deiner privaten Kosten.

Gerade in den letzten zwei Jahren haben alle Selbstständigen deutlich zu spüren bekommen, wie wichtig es ist, Rücklagen zur Hand zu haben. Wenn alles normal in der Selbstständigkeit läuft, denkt man nicht daran, dass es auch mal deutlich schlechter laufen könnte. Doch eine Selbstständigkeit ist nicht immer gleichmäßig, sondern bietet hin und wieder Überraschungen, wie uns die Pandemie und ihre Auswirkungen sehr deutlich vor Augen geführt hat. Wer seine Existenz absichern möchte, sollte deshalb finanzielle Rücklagen bilden. Damit meine ich einfach das Ansparen von Geld, da Einzelunternehmer (bzw. alle, die nicht bilanzieren) keine offiziellen Rückstellungen bilden können.

Wie hoch die Rücklage für Unvorhergesehenes sein sollte, ist unterschiedlich. Am besten denkst Du darüber nach, was der ungünstigste Fall bei dir sein könnte:

• Wie hoch wären die Einnahmeneinbußen, wenn Dein wichtigster Kunde wegbricht?
• Welche Einbußen hättest Du, wenn Du einige Monate ins Krankenhaus müsstest und nicht arbeiten könntest?
• Welche Investitionen sind erforderlich, damit Du Deine Vision umsetzen kannst?

Um herauszufinden, wie groß Deine finanzielle Reichweite wirklich ist, nimmst du alle Kontoguthaben – einschließlich Deines Gewinnkontos (wenn Du eins hast). Achtung: Deine Steuerrücklage gehört noch immer dem Finanzamt, also zählst Du diese nicht mit. Prüfe wirklich alle Sparstrümpfe und leere Dein Sparschwein. Der Gesamtbetrag all dieser Schätze ist Dein Vorrat an Kapital.

Dann listest Du alle Kosten auf, die in den nächsten Monaten in Deinem Unternehmen und bei Dir privat anfallen. Wenn Du jetzt die Gesamtsumme Deines Kapitals durch die Gesamtsumme Deiner Kosten pro Monat teilst, erhältst Du Deine voraussichtliche finanzielle Reichweite – also den Zeitraum, den du in dieser Kostenstruktur ohne Einnahmen überleben kannst.

Ein kleines Beispiel hierzu:

Wenn also kein einziger Euro hereinkommt und Du weiterhin nach Bauchgefühl Geld ausgibst, wird es gegen Ende des dritten Monats ungemütlich. Kein Stress, egal wie diese Zahl bei Dir jetzt aussieht. Sie ist zunächst weder gut noch schlecht, sie zeigt Dir einfach nur an, wie groß und wie dringend Dein Handlungsbedarf ist.

Wichtig ist jetzt eine genaue Kostenanalyse, um vorhandene Kosten klar zu analysieren, zu strukturieren und Prioritäten mit Blick auf die Zukunft und Deine Ziele zu setzen. Es geht also darum, dass du als Unternehmer/in die beste Wertschöpfung aus diesen Euros herausholst.

Mit meinen Kund/innen sortiere ich die Kosten in der Regel nach folgenden Kriterien:

1. Kosten, die absolut notwendig sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Auf diese Kosten kannst Du – auch jetzt – nicht verzichten.
2. Kosten, die für die Qualität Deiner Dienstleistung und Deine Effizienz dringend geboten sind. Diese Kosten kannst Du ggf. optimieren, gänzlich darauf zu verzichten, ist selten sinnvoll – nicht einmal wenn es ernst wird.
3. Alles andere ist sozusagen „nice to have“, aber nicht überlebensnotwendig. Wenn es eng wird, belasten diese Kosten nur Deine finanzielle Reichweite – also weg damit, auch wenn Dein Herz daran hängt!

Wenn Du Dich intensiv mit diesen Fragen beschäftigst, solltest Du ein Gefühl dafür bekommen, wie viel Geld als Rücklage gut und nötig wäre, um wieder auf die Beine zu kommen und andere Einnahmequellen zu erschließen. Ich empfehle Dir zudem regelmäßig zu prüfen, ob die Rücklage noch ausreichend ist. Schließlich verändert sich sowohl das eigene Business als auch der eigene finanzielle Bedarf.

Als Fachmann-/frau in Deinem Business hast Du den Fokus auf der besten Lösung für Deine Kund:innen. Das ist richtig. Doch wenn Du auf Dauer erfolgreich sein möchtest, darfst Du Deine betriebswirtschaftliche Kennzahlen und die gesamte Geschäftsentwicklung nicht aus dem Blick verlieren: Die Betriebswirtschaftliche Planung und Auswertung (BWA) wird dann zur Pflicht und nicht nur zur Kür – das gilt für Selbstständige aller Berufszweige.

Die Antwort auf die Frage „Wieviel Umsatz muss ich generieren, um Personalkosten und andere Aufwendungen decken zu können und einen Gewinn zu erzielen?“ sollte klar beantwortet werden können. Jederzeit!

Daher solltest Du Dir zunächst eine Jahresplanung erstellen und Dir anschließend quartalsweise oder besser monatlich einen Überblick über Umsätze, Aufwendungen und Erträge verschaffen, und so Deine Planung mit den IST-Zahlen abgleichen. Somit hast Du jederzeit die Möglichkeit, steuernd in Dein Unternehmen einzugreifen, wenn es zu großen Abweichungen zwischen Deinen Planzahlen und den tatsächlichen IST-Zahlen kommt. So agierst Du auch betriebswirtschaftlich proaktiv und stellst Dein Business auf ein solides Fundament.

Wichtig für Soll-Vorgaben aber auch für Plan-Werte ist insbesondere, dass sie

•     einerseits realistisch, andererseits auch herausfordernd sind;
•      nur dann im Laufe der Zeit angepasst werden, wenn es dafür nachvollziehbare und akzeptable Gründe gibt;
•      regelmäßig mit den Ist-Werten verglichen und Abweichungen ermittelt werden.

Eine regelmäßige Kontrolle Deiner betriebswirtschaftlicher Kennzahlen ist wichtig, um Dich über die tatsächliche Situation des Unternehmens zu informieren. Du hast für Deine unternehmerischen Entscheidungen, ob Du Mitarbeitende einstellst, in ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung investierst oder neue Maschinen und Geräte kaufst, ein Fundament, statt wie eingangs beschrieben Roulette zu spielen. Somit hast Du ein Werkzeug an der Hand, um Deine Vorausplanung regelmäßig zu aktualisieren und mit den IST-Zahlen der BWA zu vergleichen. Sollten sich hier Abweichungen ergeben, kannst Du die Ursachen analysieren, passende Maßnahmen ergreifen und die Planung entsprechend anpassen

Vernünftige und realistische Planzahlen, die Du auf Basis der BWA der letzten 2 oder 3 Jahre erstellst, geben Orientierung und Leitlinien, um die kommenden Aktionen, Projekte und Maßnahmen geeignet zu planen, vorzubereiten und umzusetzen.

Hä, was sind denn Abwicklungskosten?“ – Ist das auch Deine Reaktion? Du kannst Sie auch gerne „Der Kunde ist König“-Kosten nennen. Hierbei geht es um Deine Zeit, die Du (oder Deines Teams) investieren musst, bis der Verkaufsprozess abgeschlossen ist. Zeit, die Dir bisher oftmals niemand bezahlt! Schau Dir meine Beispielrechnung für einen Handwerker an.

Dieses Beispiel zeigt für einen einzigen Kunden, dass rund 90,00 Euro Abwicklungskosten anfallen, wenn Du alle Zeitfenster addierst und den Wert Deiner Arbeitszeit (beziehungsweise der Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiterin) ermittelst, die Dir niemand bezahlt. Durch solche Kosten kann sich ein vermeintlich lukrativer Auftrag (Du hast vielleicht mit 100,00 Euro Gewinn kalkuliert) ganz schnell als ein Null-Geschäft oder ggf. sogar Verlustgeschäft für Dich entpuppen. Service hin oder her. Das läuft im Endeffekt auf eine Milchmädchenrechnung für Dich hinaus, oder?

Also was tun? Du benötigst Abrechnungsmodelle, die versteckte Kosten und Nebenleistungen berücksichtigen. Mit sehr genauen Aufzeichnungen ermittelst Du zukünftig realistische Stundensätze und Stundenvolumen, die für einen Auftrag anzusetzen sind. Sammele über einen Zeitraum von einem Monat akribisch, wie viel Zeit einzelne Aufträge tatsächlich benötigen.

Gibt es spezielle Aufträge oder spezielle Kund/innen, die so hohe Abwicklungskosten verursachen? Welche versteckten Abwicklungskosten könntest Du in bezahlte Serviceleistungen umwandeln? Kannst Du über wiederkehrende Prozesse in den Bereichen Akquise und Auftragsabstimmung Kosten senken?

Du siehst: Es lohnt sich, die Abwicklungskosten mal genauer zu beleuchten und zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen, um die Rentabilität Deiner Selbständigkeit dauerhaft zu verbessern. Und natürlich darf der/die Kund:in weiterhin König:in bleiben, aber nicht auf Deine Kosten.

Kennst Du Deine Renner und Penner? Nein? Dann wird es Zeit, Dein Produkt- und Dienstleistungsangebot zu analysieren, um solche Angebote zu identifizieren, die Du nicht mehr verkaufen willst.

Dies können Angebote sein, bei denen Du überdurchschnittlich hohen Klärungsbedarf hast, den Dir niemand bezahlt. Eine Vielzahl von Reklamationen, bei denen Du nicht wirklich dahinter stehst oder die nur als Ballast in Deinem Lager liegen oder von den Kund/innen niemals gekauft oder gebucht werden.

Im Einzelhandel nennt man diese Vorgehensweise oftmals „Renner-/Penner-Liste“. Und auch wenn Du statt Produkte Dienstleistungen anbietest, lohnt es sich, Dein Angebotsportfolio kritisch zu durchforsten und zu analysieren, welche Dienstleistungen gefragt sind und mit welchen Dienstleistungen Du echtes Geld verdienst.

So gehst Du vor, um Deine Renner- und Penner-Liste zu erstellen:

Bei der Renner-Penner-Analyse unterteilst Du Deine Produkte und/oder Dienstleistungen in:

• Gewinner: Das sind die Verkaufsschlager. Diese Produkte oder Dienstleistungen verkaufen sich nicht nur sehr gut, sondern erzeugen auch noch gute Überschüsse.
• Renner: Diese Produkte/Dienstleistungen werden häufig verkauft oder sind sehr gefragt, aber generieren nur eine geringe Deckungsbeiträge.
• Verlierer: Diese Produkte verkaufen sich nicht und ergeben keine Deckungsbeiträge.
• Penner (oder auch Schläfer genannt): Das sind potenzielle Gewinner-Produkte, denn sie haben einen guten Überschuss, werden aber (noch) zu wenig verkauft.

Dabei gilt es folgende Schritte zu gehen:

1. Verkaufszahlen analysieren: Welcher Umsatz wurde generiert?
2. Deckungsbeitrag ermitteln: Welche Kosten sind vom Verkaufswert abzuziehen?
3. Durchschnittswerte errechnen: durchschnittlicher Beliebtheitsgrad und durchschnittliche Marge errechnen, um festzustellen, ob ein Artikel besser gestellt ist als der Durchschnitt der Warengruppe.

Die Renner-Penner-Analyse solltest Du in regelmäßigen Abständen durchführen, damit Du stets im Blick hast, welche Deiner Produkte oder Dienstleistungen Verkaufsschlager oder Ladenhüter sind. Die Zeiträume können frei gewählt werden, sollten aber sinnvoll gewählt sein.

In der Gastronomie bietet es sich beispielsweise an, die Speisekarte den Jahreszeiten entsprechend anzupassen, die Gewinner der letztjährigen Saison zu wiederholen und die Verlierer der entsprechenden Saison auszutauschen. Die Preiskalkulation spielt in jedem Fall eine große Rolle.

Wenn ich bei dem Beispiel Gastronomie bleibe, dann ist es mit Deinem Unternehmen gar nicht anders als beim Kochen eines leckeren Essens: Eine Köchin kann nur dann ein Gericht planen und kochen, wenn sie alle Zutaten sowie deren spezifischen Eigenschaften und Geschmacksrichtungen kennt. Diese darf sie dann einerseits auf die Wünsche und Anforderungen ihrer Zielgruppe ausrichten. Anderseits wird sie die Möglichkeiten und Optionen anwenden, die ihr Arbeitsplatz (die Küche) mitbringt, in der das Gericht entstehen soll. Dafür benötigt sie alle möglichen Rezepte, Geräte und Rahmenbedingungen, um daraus ein wirklich leckeres Gericht zu zaubern.

Und genauso ist es im Unternehmen. Dort bist Du der Koch / die Köchin Deines Geschäftserfolgs. Und genau wie der Koch beim Zubereiten eines Gerichts benötigst Du vollständige Transparenz mit Blick auf die entscheidenden Stellschrauben.

Wenn Du in Deinem Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein willst, dann solltest Du wissen, nach welchen Regeln Dein Unternehmen funktioniert und an welchen Stellschrauben Du drehen musst, damit sich die für Deinen Geschäftserfolg wichtigen Erfolgsfaktoren entwickeln.

Also, noch mal ganz deutlich: Deine Zahlen sind ein entscheidender Teil Deines Unternehmens. Es ist Deine Aufgabe als Unternehmer/in, sich Zeit zu nehmen, um Deine Zahlen zu verstehen.