Warum Delegieren besser ist, als alles selbst zu machen

Viele Selbstständige und Inhaber:innen kleiner Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den täglichen Arbeitsaufwand gefühlt allein bewältigen zu müssen. Die Angst, Aufgaben abzugeben oder das Gefühl, es selbst am besten zu können, hält viele davon ab, Verantwortung zu delegieren. Doch diese Haltung kann schnell zur Überlastung führen und das Wachstum des Unternehmens hemmen.

Und auch wenn Du solo-selbstständig bist, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich passende Weggefährt:innen zu suchen, die Dich unterstützen und entlasten können.

Denn Selbstständigkeit bedeutet nicht, zwangsläufig alles selbst und allein bewältigen zu müssen. Du musst Deinen eigenen Social-Media-Auftritt nicht perfektionieren, wenn Du keine Ahnung von Marketing hast. Dafür gibt es Profis. Abgeben fällt vielen Selbstständigen unfassbar schwer, aber warum ist das so, was für Vorteile bringt es mit sich, gewisse Arbeitsschritte abzugeben?

In diesem Blogbeitrag zeige ich Dir, warum es entscheidend ist, Aufgaben zu delegieren, und wie ein starkes Team den Unterschied machen kann – für mehr Effizienz, weniger Stress und nachhaltigen Erfolg.

Viele Selbstständige versuchen, alles selbst zu erledigen, was schnell zu Überlastung führen kann. Es ist entscheidend, zu erkennen, welche Aufgaben ausgelagert werden können, um sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, denn nicht alle Aufgaben erfordern Deine persönliche Aufmerksamkeit.

Und ganz ehrlich – führe Dir mal vor Augen, was es Dich kostet (oder wie viel Umsatz Dir entgeht), wenn Du die Werkstatt kehrst, Handtücher zusammenlegst, stundenlang Ablage machst, Dich semiprofessionell mit der Reparatur einer Maschine oder der Installation eines Softwareprogramms beschäftigst, oder, oder, oder…

Das alles sind Tätigkeiten, die natürlich erledigt werden müssen – aber unbedingt von Dir?

Wenn ich meinen Kund:innen die Frage stelle: “Warum machst Du das denn noch selbst?”, bekomme ich häufig solche Antworten wie:

• Damit erspare ich mir lange Erklärungen (und Zeit).
• Die Aufgabe wird zu 100 % so erledigt, wie ich mir das vorstelle.
• Ich kann das ohnehin am besten und schnellsten / niemand kann das so gut wie ich.
• Ich möchte nicht zugeben, dass ich Hilfe benötige (das würde ja Schwäche bedeuten).
• Mir macht das einfach Spaß (weil ich in meiner Komfortzone bin und mich nicht mit neuen Herausforderungen herumschlagen muss).
• Ich tue mich schwer, anderen Menschen / meinen Mitarbeitenden zu vertrauen.
• Das kostet mich viel zu viel Geld, wenn ich diese Aufgabe outsource.

Ihr seht, das sind eine Vielzahl von Gründen, warum es vielen Selbstständigen so schwerfällt, Aufgaben zu delegieren. Allein das Wort „delegieren“ stößt vielen schon unangenehm auf. Delegieren hat einen negativen Beigeschmack, klingt nach Befehlen und von oben herab. Dabei bedeutet das Wort im eigentlichen Sinne so viel wie „anvertrauen“ oder „übertragen“.

Für mich hat diese Führungsaufgabe noch einen anderen Aspekt: Indem ich jemandem eine Aufgabe anvertraue, unterstütze ich ihn/sie auch darin, fachlich und persönlich zu wachsen.

Nutze die Stärken anderer

Im ersten Moment denkst Du vielleicht, Du kannst eine Aufgabe am besten selbst erledigen. Doch wirf einen genaueren Blick auf die Menschen um Dich herum: Gibt es da jemanden, der spezielle Fähigkeiten hat, die Dir vielleicht fehlen? Ein Teammitglied oder ein externer Profi könnte für bestimmte Aufgaben genau die richtige Wahl sein. Es ist nicht nötig, alles selbst perfekt zu beherrschen – genau deshalb lohnt es sich, Unterstützung zu suchen und Aufgaben abzugeben.

Erhöhte Effizienz und Produktivität durch Spezialisierung

Wenn Du Aufgaben an Spezialistinnen und Spezialisten abgibst, profitierst Du direkt von deren Expertise und Erfahrung. Fachkräfte erledigen ihre Arbeit in der Regel schneller und präziser, weil sie auf genau diese Aufgaben spezialisiert sind. Das bedeutet, dass Du durch gezieltes Delegieren nicht nur Zeit, sondern auch die Qualität der Ergebnisse verbesserst. Während Dein Team effizient an spezifischen Aufgaben arbeitet, kannst Du Dich voll und ganz auf Deine eigenen Stärken und die strategischen Bereiche Deines Unternehmens konzentrieren. So entsteht ein produktiver Arbeitsfluss, in dem jede und jeder das Beste aus ihren Talenten macht.

Zeit sinnvoll nutzen

Zu Beginn mag es so wirken, als würde das Erklären und Delegieren von Aufgaben viel Zeit kosten, die Du nicht hast. Doch das ist nur ein kurzer Mehraufwand. Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben reicht es oft, sie ein- oder zweimal gründlich zu erklären, damit sie langfristig übernommen werden können. Das Ergebnis? Eine enorme Zeitersparnis, die Du für Deine eigentlichen Kernaufgaben nutzen kannst.

Wer Unterstützung sucht, zeigt wahre Stärke

Viele denken, das Bitten um Hilfe könnte als Schwäche ausgelegt werden. Dabei zeigt es genau das Gegenteil: Menschlichkeit und Selbstreflexion. Wer offen nach Unterstützung fragt, hat ein gutes Gespür für die eigenen Stärken und Schwächen – und macht sich nahbar. Niemand muss perfekt sein, und den Druck, dies vorzutäuschen, kann sich wirklich niemand leisten. Zu wissen, wann man sich Hilfe holen sollte, beweist Stärke und Weitblick.

Delegieren spart Geld

Warum stundenlang an einer Aufgabe sitzen, die nicht zu Deinem Fachgebiet gehört? Während Du Dich damit abmühst, könntest Du in dieser Zeit mehr Umsatz machen.

Die Rechnung ist einfach: Angenommen, Du bist Handwerker und verdienst 60 € pro Stunde mit Deiner Dienstleistung, benötigst aber vier Stunden für solche Dinge wie Social Media Posts, Gestaltung von Fotos in Canva oder SEO-Optimierung. Wenn Du diese Aufgabe an jemanden abgibst, der sie in 2 Stunden für 60 €/h erledigt, bleibt Dir der Freiraum, vier Stunden lang Deinem Kerngeschäft nachzugehen oder einfach das zu tun, was Dir am Herzen liegt.

Mehr Flexibilität durch Unterstützung

Als Solo-Selbstständige oder Kleinunternehmer bist Du oft allein auf Dich gestellt, was Dich an manchen Stellen einschränken kann. Stell Dir vor, Du hast ein funktionierendes Team im Hintergrund. Ein spontaner oder größerer Auftrag kommt rein! Wenn Du Aufgaben delegieren kannst, bist Du flexibel genug, diesen Auftrag anzunehmen, auch wenn Du gerade ausgelastet bist. So gewinnst Du an Spielraum und ermöglichst Deinem Unternehmen das nötige Wachstum.

Als Solo-Selbstständige ist es leicht, sich in der Vielzahl von Aufgaben zu verlieren, die täglich anfallen. Doch genau hier liegt die Chance: Indem Du Dir externe Weggefährt:innen suchst, kannst Du Dich wieder auf das konzentrieren, was Du am besten kannst.

Ob eine virtuelle Assistenz, ein externer Buchhalter oder eine spezialisierte Beraterin – der Schlüssel liegt darin, die richtigen Partner für die Bereiche zu finden, die nicht zu Deinen Kernkompetenzen gehören und Aufgaben viel schneller und fachlich versierter erledigen können, als Du.

Plattformen wie Junico, Fiverr, BVBC-Xpert oder lokale Netzwerke bieten Dir die Möglichkeit, gezielt mit Profis zusammenzuarbeiten, ohne feste Mitarbeiter einstellen zu müssen. Du kannst so flexibel und nach Bedarf Unterstützung holen, sei es für administrative Aufgaben, Marketing, Design oder Buchhaltung. So bleibst Du fokussiert und kannst Dein Geschäft mit dem nötigen Freiraum für kreative und strategische Aufgaben voranbringen.

Ein starkes Team ist der Schlüssel, um Dich auf das Wachstum und die langfristige Stabilität Deines Unternehmens zu konzentrieren. Durch den gezielten Einsatz der Stärken jedes Teammitglieds kann Dein Unternehmen effizienter, flexibler und letztlich erfolgreicher agieren.

Niemand kann alles perfekt können. Ein Team, das verschiedene Talente vereint, gleicht Schwächen aus und schafft Synergien, die alleine schwer zu erreichen wären. Wenn Du Dich auf Fachkräfte verlassen kannst, die Dich dort ergänzen, wo Du weniger erfahren bist, wird Dein Unternehmen widerstandsfähiger und flexibler – ein wesentlicher Vorteil in einem dynamischen Markt.

Arbeiten im Alleingang kann oft ermüdend sein und zu Überlastung führen. Ein starkes Team hingegen wirkt motivierend und fördert den Austausch, aus dem neue Ideen und Lösungsansätze entstehen können. Indem Du Aufgaben abgibst und Dich auf Dein Team verlassen kannst, reduzierst Du Stress und kannst Dich auf die Bereiche fokussieren, die Dir am meisten Freude machen. Dies stärkt nicht nur Deine eigene Zufriedenheit, sondern steigert auch die Gesamtleistung.

Nachfolgend findest Du die typischen Hürden, die beim Delegieren auftreten können, und wie Du sie erfolgreich meistern kannst.

Herausforderung 1: Unklare Erwartungen und Ziele

Eine häufige Herausforderung beim Delegieren ist das Fehlen klarer Erwartungen und Ziele. Dies passiert oft, wenn man selbst nicht ganz sicher ist, was genau erreicht werden soll – oder wenn die Anforderungen nicht klar an die Person oder den Dienstleister kommuniziert werden. Solche Unklarheiten führen oft zu Verwirrung, Missverständnissen oder unbefriedigenden Ergebnissen. Um diese Herausforderung zu meistern, definiere vorab die Erwartungen, Fristen und gewünschten Ergebnisse. Nutze SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden), um sicherzustellen, dass die Aufgabenstellung klar und verständlich ist. So ermöglichst Du Deinem Teammitglied oder externen Dienstleister, die Aufgabe effizient und gezielt zu erledigen.

Herausforderung 2: Mangelndes Vertrauen

Gerade Selbstständigen kann es schwerfallen, Aufgaben loszulassen und darauf zu vertrauen, dass andere sie verlässlich und gut ausführen. Zweifel an der Qualität oder die Sorge um die Kontrolle sind dabei häufige Stolpersteine. Doch ohne Vertrauen wird Delegieren schwierig. Wähle sorgfältig Mitarbeitende oder externe Spezialist:innen aus, denen Du Aufgaben überträgst. Setze darauf, dass sie die nötigen Fähigkeiten mitbringen und gib ihnen den nötigen Freiraum. Eine gute Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle erreichst Du durch regelmäßiges Feedback und die Bereitschaft, auch einmal Verantwortung abzugeben.

Herausforderung 3: Fehlendes Feedback

Feedback ist entscheidend, um Aufgaben klar zu steuern und sicherzustellen, dass sie den gewünschten Fortschritt bringen. Häufig wird jedoch versäumt, eine Feedback-Schleife aufzubauen, die den Prozess begleitet. Dies führt schnell zu Unsicherheiten und kann Verzögerungen und Missverständnisse verursachen. Um dem vorzubeugen, lege regelmäßige Checkpoints und Meilensteine fest, bei denen Du Dich über den Fortschritt informierst. Gib konstruktives und lösungsorientiertes Feedback, und sei auch offen für Rückmeldungen von Deinen externen Partnern – dies verbessert nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die Zusammenarbeit.

Herausforderung 4: Mangelnde Wertschätzung

Für eine motivierende Zusammenarbeit ist es wichtig, die Leistungen und Erfolge der Experten oder des Teams, die Dich unterstützen, wertzuschätzen. Wenn Anerkennung fehlt, kann das bei Deinem Gegenüber schnell zu Demotivation führen. Sorge dafür, dass die Erfolge und Beiträge anerkannt werden, und zeige Wertschätzung – dies stärkt das Engagement und den Anreiz für zukünftige Aufgaben. Teile den Erfolg und feiere ihn gemeinsam, wenn Deine Mitarbeitenden einen Beitrag zum Erfolg Deines Unternehmens leisten.

Herausforderung 5: Entwicklungspotenzial nutzen

Delegation ist nicht nur eine Möglichkeit, Arbeit abzugeben, sondern auch eine Chance, das Wissen und die Fähigkeiten Deiner Mitarbeitenden weiterzuentwickeln und gleichzeitig selbst zu wachsen. Nutze die Gelegenheit, um Deinen Teammitgliedern Raum zur Weiterentwicklung zu geben, und investiere in deren Weiterbildung und Ressourcen.

Indem Du Delegation als Möglichkeit zur gemeinsamen Weiterentwicklung siehst, wächst Dein Netzwerk und Dein Unternehmen erhält wertvolle Impulse, die langfristig Deine Flexibilität und Innovationskraft stärken.

In meinem Blog-Beitrag “7 Schritte für mehr Freiraum in der Selbstständigkeit” habe ich eine Anleitung geschrieben, wie Du vorgehen kannst, um Dir Klarheit zu verschaffen, welche Aufgaben Du ganz konkret delegieren kannst und sollst.

Im Einzelnen geht es um Folgendes:

• In Schritt 1 verschaffst Du Dir einen Überblick und sorgst so für Klarheit.
• In Schritt 2 triffst Du die Entscheidung, welche Aufgaben Du weiterhin selbst erledigen möchtest.
• In Schritt 3 beauftragst Du Dein Team damit, genau so vorzugehen, wie Du in Schritt 1,
  nämlich, eine vollständige Liste ihrer Aufgaben zu erstellen (Solo-Selbstständige ohne Team springen direkt zu Schritt 5).
• In Schritt 4 legst Du gemeinsam mit Deinem Team fest, welche Aufgaben zwingend erforderlich sind.
• In Schritt 5 legst Du fest, wie und an wen die Aufgaben delegiert werden sollen, die Du (und Dein Team) abgeben willst.
• In Schritt 6 schaffst Du endgültig Ordnung und verabschiedest Dich von Aufgaben und Tätigkeiten,
  die Du weder fachlich gut noch gerne erledigst und die bei Dir nur Frust erzeugen, Dir also Energie rauben.
• In Schritt 7 fokussierst Du Dich auf Deine Stärken (und die Deines Teams) und schöpfst somit völlig neue Möglichkeiten aus.

Selbstständigkeit bedeutet nicht, dass Du alles alleine machen musst – im Gegenteil: Ein starkes Team und gezielte Delegation sind Schlüssel, um langfristig erfolgreich zu sein, ohne dabei auszubrennen.

Die eigenen Kernkompetenzen zu nutzen und Aufgaben abzugeben, die von anderen effizienter erledigt werden können, steigert nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation.

Ein funktionierendes Team sorgt für Flexibilität, entlastet Dich und eröffnet Dir Raum für kreative und strategische Aufgaben. Wer Unterstützung sucht, zeigt Stärke und Weitblick – und gibt sich selbst die Freiheit, das eigene Unternehmen nachhaltig zu entwickeln und gesund zu wachsen.