Mein Business-Monatsrückblick August 2023

Wie war mein August? Spannende Frage, denn gefühlt war ich viele Tage zu Hause. Habe mich intensiv mit meiner Website und meinen Blog-Beiträgen beschäftigt, ziemlich viel Zeit in private Renovierungsarbeiten gesteckt und tatsächlich auch einige Tage bei und für meine Kundinnen und Kunden gearbeitet.

Dabei bin ich dann irgendwann über die Information gestolpert, dass die Amerikaner in der 2. Augustwoche die „National Smile Week“ feiern?  Kinder malen Smileys auf Wände, Gehwege und auf die Straße, es werden Kekse in Smileyform gebacken und auch Zahnärzte werben für gesunde Zähne und ein strahlendes Lächeln. Auch wenn es viele komische (für uns nicht immer nachvollziehbare) Tage oder Wochen des „keine Ahnung was“ gibt, würde uns allen eine Woche, in der wir uns bewusst auf Lachen und Lächeln besinnen, ebenfalls sehr guttun. Was meinst Du dazu?

„Ein Tag ohne Lachen ist ein verlorener Tag“. – Charlie Chaplin

Oberhausen: Du und Dein Steuerberater – seid Ihr ein Dreamteam?

Letzte Woche war es mal wieder so weit: Nachdem ich Anfang August mit einem neuen Kunden anhand seiner Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) die Zahlen analysiert habe, ergaben sich eine Vielzahl von Rückfragen an seinen Steuerberater (bzw. die Mitarbeiterin, die für sein Unternehmen zuständig ist). Wir stellten z.B. fest, dass die Mitarbeiterin im Verlauf des letzten Jahres den Vorschlag gemacht hat, zukünftig einige Konten zusammenzufügen. Generell sicherlich keine schlechte Idee! Wenn diese dann aber umgesetzt wird, ohne die Details mit dem Mandanten zu besprechen, bzw. zu klären, welchen Konten in jedem Fall beibehalten werden sollen, ist das aus meiner Sicht übergriffig und unprofessionell. Die Mitarbeiterin hat z.B. eigenmächtig ein Erlöskonto eliminiert, auf dem im Jahr 2022 rund 150.000 EUR Umsatz gebucht waren. Der Umsatz für diesen speziellen Bereich war durch die Zusammenlegung der Konten nicht mehr auf den ersten Blick ersichtlich. Das zugehörige Kosten-Konto für den Einkauf der Ware in diesem Bereich hat sie merkwürdigerweise nicht mit einem anderen Konto zusammengefasst. Für meinen Kunden ist es enorm wichtig, ohne große betriebswirtschaftlichen „Verrenkungen“ mindestens einmal pro Jahr zu kontrollieren, ob die Deckungsbeiträge in den unterschiedlichen Bereichen seines Unternehmens passen oder nicht. Das funktioniert aber eben nicht, wenn die Zahlen in der Buchhaltung auf wenigen Konten zusammen gefasst werden. Mein Ziel ist es, dass meine Kundinnen und Kunden mit einer einfachen Kostenträgerrechnung herausfinden, wie wirtschaftliche ihre Produkte oder Dienstleistungen sind:

• Welches Produkt/ welche Dienstleistung verursacht zu hohe Kosten?
• Welches Produkt/welche Dienstleistung ist besonders ertragreich?
• In welchem Produktions- oder Dienstleistungsabschnitt gibt es die größten Kostensenkungspotenziale?

Zurück zum Anfang meines Beitrags. Mich ärgert es immer wieder, wenn ich bei Kundinnen und Kunden feststelle, dass sie von ihren Steuerberater/innen schlichtweg nicht ernst genommen werden. Ihr glaubt gar nicht, was sich meine Kundinnen und Kunden schon alles anhören mussten, nachdem ich sie dabei unterstützt habe, sich ihre Zahlen etwas genauer anzuschauen und zu hinterfragen. Angefangen von „Sie machen mir nur Arbeit, wenn Sie solche Fragen stellen“ über „Darum brauchen Sie sich nicht zu kümmern“ bis hin zu „Was soll der Quatsch? Ihre Unternehmensberaterin soll aufhören, Ihnen solche Flöhe ins Ohr zu setzen“. Und das allerbeste: „Warum geben Sie Geld für eine Unternehmensberaterin aus, das können wir doch auch?“ Ja, liebe Steuerberaterinnen und Steuerberater da draußen, und warum kümmert Ihr Euch dann nicht adäquat um Eure Mandanten und nehmt endlich mal wahr, dass Eure Berufsbezeichnung auch das Wort „BERATER/IN“ beinhaltet? Warum lasst Ihr Eure Mandanten, insbesondere die kleinen Selbstständigen, denn dumm sterben? Ihr merkt schon, mich regt dieses Thema ungemein auf! Daher empfehle ich Euch heute ein Buch von Benita Königbauer, die selbst Steuerberaterin ist.

 

 

Sie gibt in ihrem Ratgeber, den man genüsslich bei einer Tasse Cappuccino lesen kann, sehr kurz und knackig Anregungen, wie Du als Selbständige den oder die für Dich und Dein Business richtige Steuerberaterin findest. Es geht nämlich zunächst darum, dass Du Dir einige Gedanken machst: Was erwartest Du überhaupt von Deiner Beraterin? Lediglich monats- oder quartalsweise eine BWA und „betreutes Lesen“ Deines Jahresabschlusses oder eine echte Beratung mit Austausch auf Augenhöhe?

Und auch wenn auf der Rückseite des Buches zu lesen ist: „Du bist Coach, Trainer oder Berater….“ sind ihre Empfehlungen und Tipps aus meiner Sicht für alle Selbständigen, die sich echte Beratung wünschen, absolut praxisnah anwendbar. Also such Dir Deinen Wunsch-Steuerberater, damit auch Du bald eine Dream-Team-Partnerschaft hast.

 

München: Methoden zur Verbesserung der Systematik

Auch im August hatte ich einen Einsatz als Feedbackprofi für die Stadt München, unter Einsatz der Tools Erfolgsprofil Soziale Kompetenz und Management der DNLA GmbH. Dieses Mal führte mich mein Weg in eine Werkstatt, die für Schulen und Kindergärten der Stadt München zuständig ist. Die Führungskraft, mit der ich die Standortbestimmung ausgewertet habe, hat erst kürzlich kommissarisch einige neue Bereiche mit übernommen. Dies zeigte sich insbesondere im Faktor „Systematik“. Hier wurde schnell offensichtlich, dass er sich derzeit noch schwertut, sich in sein neues Aufgabengebiet hineinzufinden und dieses zu überblicken. Dadurch handelt er in einigen Situationen noch zu unstrukturiert, ohne klaren Plan, aus dem Bauch heraus oder lässt sich zu leicht ablenken. Wenn es ihm gelingt, auch in diesen Situationen geplanter vorzugehen, mit klaren Zielen und klaren Handlungsschritten, dann wird er feststellen, dass er auf Dauer noch erfolgreicher sein kann. Eine kluge Selbstorganisation ist ein wesentlicher Schlüssel zu Produktivität, Zielerreichung und Zufriedenheit.

Mit der Führungskraft habe ich zwei Maßnahmen definiert, um seine Systematik zu stärken:

1. Sich in seinen Terminkalender wöchentlich fixe Zeiten einzutragen, die für Aufgaben reserviert sind, für die er Ruhe benötigt. Um konzentriert zu arbeiten ist es wichtig, durch eine geschlossene Tür deutlich zu machen, dass er jetzt nicht gestört werden möchte. Daher sollte er mit den Kolleginnen und Kollegen feste Zeiten für einen Austausch vereinbaren und die Zeiten bekannt geben, wann er konzentriert und ungestört arbeiten möchte. Während dieser Zeit der stillen Arbeit, sollte er zudem dafür sorgen, das Pop-Up Fenster und den Signalton als Hinweis für neue E-Mails auszuschalten – und am besten auch gleich entsprechende Push-Nachrichten auf dem Smartphone. Als Nächstes sollte er sich ein Zeitfenster im Kalender schaffen, in dem er seine E-Mails (an diesem Tag) bearbeitet. Nicht alle E-Mails müssen sofort beantwortet werden und ständig auf das E-Mail-Postfach zu achten, stört nicht nur konzentriertes Arbeiten, es kann auch ein Zeichen dafür sein, dass man Angst hat etwas zu verpassen. Wie oft man die E-Mails liest und beantwortet, bleibt ihm selbst überlassen. Manche bearbeiten die Post dreimal am Tag und andere nur zweimal.
2. Eine weitere Methode, um seine Systematik zu steigern, ist die 1-3-5 Methode in Verbindung mit dem Eisenhower-Prinzip. Das Prinzip der 1-3-5 Methode besteht darin, bei der Tagesplanung mit dem Wesentlichen zu beginnen und dies als Erstes einzuplanen. Somit ist sichergestellt, dass er ausreichend Zeit darauf verwendet seine Top 1 Priorität abzuarbeiten. Danach erst werden die anderen Aufgaben verplant. (Wesentlich sind alle Aufgaben, die maßgeblich zu seinem persönlichen oder beruflichen Erfolg und zur Erreichung seiner Ziele beitragen).

Pro Tag wird jeweils nur eine dieser wesentlichen Aufgaben eingeplant. Das stellt sicher, dass diese wichtige Aufgabe nicht mehr von Tag zu Tag weiter gereicht wird. Nachdem diese eine wichtige Aufgabe im Tagesplan einen festen Termin bekommen hat, werden 3 wichtige Aufgaben und 5 kleinere Aufgaben für den Tag eingeplant. Das wars. Mehr To-Dos werden vorerst nicht verplant.

Für jeden Tag werden also folgende Aufgaben direkt mit der zur Abarbeitung notwendigen Zeit in dem Tagesplan verankert:

 1 wesentliche Aufgabe –     3 wichtige Aufgaben –     5 kleinere Aufgaben

 

Die 1 wesentliche Aufgabe

Die eine wesentliche Aufgabe, sollte eine Aufgabe sein, die den größten Einfluss auf aktuellen Ziele hat. Sie muss immer als Erstes in den Tagesplan eingeplant werden. Wichtig ist, wirklich nur eine einzige dieser „super-wichtigen“ Aufgaben pro Tag zu verplanen. Das verhindert, dass man sich mit zu vielen größeren Aufgaben verzettelt und stellt sicher, dass diese eine „wichtigste Aufgabe eines Tages“ auch angegangen wird. Idealerweise arbeitet man zur Priorisierung seiner Aufgaben mit der Eisenhower Matrix. In diesem Fall sollte diese Aufgabe aus der Kategorie „wichtig und nicht-dringend“ sein.

Die 3 wichtigen Aufgaben

Nachdem die wichtigste Aufgabe in den Tagesplan eingeplant wurde, werden als Nächstes die 3 „wichtigen Aufgaben“ in den Tagesplan eingetragen. Diese 3 Aufgaben sind ebenfalls Aufgaben, die einen in Richtung seiner Ziele bringen, aber nicht so viel Aufwand bedeuten, wie die Top 1 Aufgabe des Tages. Wenn die „Top 1 Aufgabe“ entsprechend groß ist, können unter diesen 3 wichtigen Aufgaben auch Aufgaben sein, die helfen, die „Top 1 Aufgabe“ zu erledigen. Die 3 wichtigen Aufgaben kommen idealerweise aus dem Feld „wesentlich und dringend“ der Eisenhower-Matrix.

Die 5 kleineren Aufgaben

Anschließend werden noch 5 Aufgaben, die „nebenbei“ oder mit geringem Aufwand erledigt werden können, verplant. Das können z.B. Aufgaben sein, die in die Kategorie „Pflichten“ gehören und bestenfalls gibt es Mitarbeitende, an die man diese Aufgaben delegieren. In der Eisenhower Matrix wären das die C-Aufgaben (nicht-wichtig, aber dringend).

 

Meckenheim: Das Unternehmen auf die Zukunft ausrichten

Im August begann mein BAFA-geförderter Beratungsauftrag in Meckenheim. Bei dieser Beratung geht es mal nicht um betriebswirtschaftliche Themen, sondern um die Frage, wie schafft der Inhaber es, sein Unternehmen an neue/veränderte Anforderungen anzupassen und es auf die Zukunft auszurichten?

Selbstständige, deren Unternehmen gut laufen, machen sich häufig erst zu spät Gedanken darüber, dass Unternehmen wachsen, reifen, altern und im schlimmsten Fall sterben. Ihre Lebenszyklen verändern sich. Es gibt spannende Untersuchungen aus den letzten Jahren, die zeigen, dass mit dem steigenden Tempo von Marktveränderung auch die Lebenserwartung eines Unternehmens rapide sinkt. Um dem entgegenzuwirken, braucht es strategische Neuausrichtungen. Deswegen sollten sich Unternehmen kontinuierlich anpassen und genau darum geht es bei meinem gegenwärtigen Beratungsauftrag.

Das Unternehmen, für das ich aktuell tätig bin, ist sehr gut am Markt etabliert und hat sich eine sehr spitze Zielgruppe für seine „Produkte“ ausgesucht. Diese Zielgruppe wurde bisher im Wesentlichen durch eine Kooperation mit einem Berufsverband erreicht. Das Problem, das sich nun jedoch zeigt, ist dass die Mitgliederstruktur des Verbandes sehr stark von Menschen geprägt ist, deren Alter zwischen 50 und 70 Jahren liegt und es kaum Nachwuchs gibt. Der Mangel an Neumitgliedern ist weniger darauf zurückzuführen, dass es diese Berufsgruppe nicht mehr gibt. Es scheint eher so zu sein, dass der Nachwuchs in der Berufsgruppe kaum Nutzen in einer Mitgliedschaft in einem Berufsverband sieht. Somit besteht aus Sicht meines Kunden dringend Handlungsbedarf, auszuloten, wie seine Zielgruppe zukünftig aussehen soll? Die zweite wichtige Frage lautet: Wie kann die (neue) Zielgruppe erreicht werden, wenn der Multiplikator, den er sich über die Kooperation aufgebaut hat, nicht mehr ausreichend ist?

Als weiterer Punkt, der in dem Beratungsauftrag noch berücksichtigt werden soll, ist die Tatsache, dass es bereits einen Mitarbeiter im Unternehmen gibt, der das Unternehmen in max. 10 Jahren übernehmen möchte. Er ist rund 20 Jahre jünger als der Inhaber und hat somit eigene Zielvorstellungen über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens und die Zielgruppe, die es zu gewinnen und erreichen gilt.

Daher haben wir zunächst eine Bestandsaufnahme durchgeführt:

•  Wie setzt sich der Kundenstamm zusammen?
•  Was ist unser USP (Alleinstellungsmerkmal)?
•  Was erwarten unsere bisherigen Kunden von uns?
•  Was wollen wir für unsere Kunden bewirken? Was ist unsere größte Vision für unsere Kunden?
•  Was (wen) wollen wir nicht mehr?
•  Wer sind Eure zukünftigen Kunden (Zielgruppen)?
•  Wo sind zukünftige Kontaktpunkte, um die Zielgruppe zu erreichen?

Der Beratungsauftrag dauert noch an und wir werden im nächsten Schritt gemeinsam überlegen, wie die passende Ansprache für die zukünftige Zielgruppe sein könnte.

 

Was im August sonst noch los war

 

 

• Inspiriert durch meine Erfolgsteampartnerin, Margot Hein, habe ich mich bei MentorMe angemeldet und hoffe, dass es bald einen Match gibt, damit ich eine Mentee bekomme, die ich ehrenamtlich ein Jahr lang begleiten darf.

 

• Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus: Zusammen mit meiner Kollegin Miriam Hohenfeldt, bin ich inhaltlich für den Teamtag am 04.09.2023 im Gartencenter Mencke und Café Pusteblume in Sprockhövel zuständig. Hierfür hatten wir eine Vielzahl von Wünschen aus dem Kreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie der Geschäftsleitung:
• • Fokus auf besseres untereinander Kennenlernen
  • Schnitzeljagd zu nachhaltigen Themen im Gartencenter, z.B. je Abteilung nachhaltiges Suchen/Finden
  • Bewusstsein für die Teamkultur stärken, was sind die Dinge, die unsere Teamkultur unterstützen und zur Stärkung auch dazugehören
  • Alle Bereiche einbeziehen (wie letztes Mal)
  • Etwas spielerischer, vielleicht so dass auch ein Pokal gewonnen werden kann, dass es Punkte gibt, als kleiner Wettstreit.
  • Auf jeden Fall auch eine Groß-Aktion mit allen gemeinsam, vielleicht ein Ausklang mit gemeinsamen Abendessen
  • Auf jeden Fall Abwechslung, gemeinsames Erleben
  • Ganz viel Spaß sollte dabei sein
  • Etwas, um das Wir-Gefühl zu stärken
  • Schnitzeljagd / Geocaching
  • Knifflige und spannende Aufgaben
  • Rätsel z.B. zur Firmengeschichte, zu unseren Werten

Im Monatsrückblick September werde ich dann genauer berichten, wie wir den Tag gestaltet haben und was wir gemeinsam erlebt haben.

Dies waren meine Blog-Beiträge im August

• Geh-Spräche bringen Bewegung in Dein Business

• 7 Gründe, warum ich Solo-Selbstständigen die StoryBrand-Methode empfehle

• Mein Geständnis: Als Unternehmensberaterin setze ich bewusst auf das Zusammenspiel von Beratung und Coaching

• Interview mit Melissa Wefers: Permanent schön – das ist meine Beauty- Mission!