Kennst Du das Gefühl, am Ende des Tages erschöpft zu sein – und trotzdem den Eindruck zu haben, nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben?
Dann liegt es möglicherweise an wenig wirksamen Aufgaben: Tätigkeiten, die zwar Zeit und Energie kosten, aber Deinem Unternehmen kaum nutzen.
In „Neudeutsch“ wird das Phänomen oft als „Fake Work“ bezeichnet – Arbeit, die wie echte Arbeit aussieht, sich auch so anfühlt, aber am Ende keinen echten Fortschritt bringt. Ich spreche lieber von „wenig wirksamen Aufgaben“, weil es für mich klarer und praxisnäher beschreibt, worum es wirklich geht: Aufgaben, die Dich beschäftigen, aber Dein Geschäft nicht voranbringen.
Was sind wenig wirksame Aufgaben?
Wenig wirksame Aufgaben sind Tätigkeiten, die Dich zwar Zeit kosten, sich auch oft wichtig anfühlen – aber Dein Unternehmen nicht wirklich voranbringen. Sie beschäftigen Dich, aber sie helfen Dir weder mehr Umsatz zu machen, noch Dein Business strategisch weiterzuentwickeln.
Hier ein paar typische Beispiele, die viele Selbstständige und kleine Unternehmen kennen:
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Stundenlang an Social-Media-Posts feilen, ohne eine klare Strategie dahinter
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Eigenständig die Website basteln oder SEO optimieren, obwohl es nicht Dein Fachgebiet ist
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Endlose Preisvergleiche für Bürobedarf, Software oder Tools
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Die Buchhaltung bis ins kleinste Detail selbst machen, obwohl eine Steuerkanzlei oder eine selbstständige Buchhalterin Dich entlasten könnte
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An Canva-Designs oder PowerPoint-Präsentationen tüfteln, die Dir keinen Kunden bringen
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Kundenanfragen ewig hin- und herschreiben, statt klare Prozesse zu haben
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Endlose Recherchen zu neuen Trends, Tools oder Möglichkeiten – ohne konkrete Umsetzung
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Immer wieder neue Angebote, Freebies oder PDFs erstellen, statt sich auf die Kernleistung zu konzentrieren
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Aufwendige Berichte, die niemand liest
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Meetings ohne klare Zielsetzung oder Ergebnis
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Bürokratische Abläufe, die keinen spürbaren Nutzen haben
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Endloser E-Mail-Austausch ohne konkrete Entscheidung
- Alles „perfekt“ machen wollen, statt ins Tun zu kommen
Das alles fühlt sich nach Arbeit an – aber es bringt Dein Unternehmen oft nicht so viel weiter, wie Du denkst. Aufwand und Ertrag stehen einfach in keinem guten Verhältnis.
Das Problem: Wenig wirksame Aufgaben halten Dich auf
Wenig wirksame Aufgaben fühlen sich nach „Tun“ an. Sie halten Dich beschäftigt – aber sie bringen Dich nicht ans Ziel. Sie rauben Energie und Fokus. Und oft merkst Du gar nicht, wie viel Zeit Du in diese Aufgaben investierst.
Studien zeigen, dass viele Selbstständige und Unternehmer:innen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben verbringen, die keinen direkten Beitrag zum Umsatz oder Unternehmenswachstum leisten. (Quelle: Slack – The State of Work 2023/ siehe auch Artikel Computerwoche).
Warum wir so oft in wenig wirksame Aufgaben abrutschen
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Beschäftigt sein fühlt sich gut an. Wenn Du viel zu tun hast, hast Du das Gefühl, „fleißig“ zu sein. Doch beschäftigt sein ist nicht dasselbe wie produktiv sein – nur weil Du den ganzen Tag etwas tust, heißt das nicht, dass Du wirklich an Deinen Zielen arbeitest.
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Wir verwechseln Aktivität mit Fortschritt. Aufgaben zu erledigen, kann sich wie ein Erfolg anfühlen, auch wenn diese Aufgaben wenig zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen. Wer wirklich produktiv ist, fragt sich: „Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?“
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Fehlende Prioritäten führen in den Aufgaben-Dschungel. Wenn Du Dir nicht klarmachst, welche Ziele gerade Priorität haben, verlierst Du leicht den Überblick und verzettelst Dich in Aufgaben, die zwar Zeit kosten, aber keinen spürbaren Nutzen bringen.
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Delegieren fällt schwer. Viele Selbstständige haben Schwierigkeiten, Aufgaben abzugeben. Sie möchten alles selbst in der Hand behalten, scheuen die Kosten für externe Unterstützung oder haben Sorge, dass andere es „nicht richtig“ machen. Doch wer alles selbst machen will, verliert wertvolle Zeit für die Dinge, die wirklich Umsatz bringen. Falls Du wissen willst, warum Delegieren besser ist, als alles selbst zu machen, schau Dir dazu gerne meinen Blogbeitrag an.
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Es ist bequem, im Hamsterrad zu bleiben. Manchmal ist es einfacher, sich hinter „viel zu tun“ zu verstecken, statt sich den großen Fragen zu stellen: Was will ich wirklich erreichen? Was ist mein Fokus? Und wo verschwende ich gerade meine Zeit?
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Die Vorbildwirkung nicht unterschätzen. Gerade wer mit anderen zusammenarbeitet – ob im Team, mit Kund:innen oder Partner:innen – beeinflusst auch deren Arbeitsweise. Wenn Du selbst ständig „busy“ bist, statt gezielt an Deinem Business zu arbeiten, sendest Du ein klares Signal: „So läuft es hier.“
Wie Du wenig wirksame Aufgaben reduzierst
- Schritt 1: Bewusstsein schaffen
Mache Dir klar: Wenig wirksame Aufgaben gibt es – und sie sind oft gut getarnt. Sie erscheinen wichtig, weil sie Zeit kosten und sich nach Arbeit anfühlen. Aber sie zahlen nicht auf Deine Ziele ein.
- Schritt 2: Reflektieren und Hinterfragen
Frage Dich regelmäßig:- Zahlt das, was ich gerade tue, auf meine (Unternehmens-)Ziele ein?
- Ist diese Aufgabe wirklich notwendig – oder kann ich sie weglassen?
- Muss ich an diesem Meeting teilnehmen – oder kann ich meine Zeit sinnvoller nutzen?
- Was bringt mir oder meinen Kund:innen echten Mehrwert?
- Schritt 3: To-do-Listen und Kalender ausmisten
Z. B.: Müssen wirklich jede Woche neue Social-Media-Posts erstellt werden, oder reicht es, einen Beitrag zu recyceln?
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- Streiche Aufgaben, die keinen klaren Nutzen haben.
- Reduziere Meetings auf das Wesentliche – oder schaffe sie ganz ab.
- Schaffe Dir Freiräume für die wirklich wichtigen Dinge: Kunden, Umsatz, Strategie, Weiterentwicklung.
Nicht alles musst Du selbst tun – Outsourcing als Schlüssel
Ein wichtiger Gedanke bei wenig wirksamen Aufgaben: Sie müssen oft gemacht werden – aber nicht zwingend von Dir!
Frage Dich daher:
- Welche Aufgaben kannst Du abgeben, um Dich auf Deine Kernkompetenzen zu konzentrieren?
- Was kostet es Dich, wenn Du Dinge selbst machst, die nicht zu Deinem Fachgebiet gehören?
Ganz ehrlich: Führe Dir einmal vor Augen, was es Dich kostet (oder wie viel Umsatz Dir entgeht), wenn Du stundenlang an Social Media Posts, Canva-Designs oder SEO-Optimierungen sitzt, immer wieder neue Angebote, Freebies oder PDFs erstellst oder Dich durch Deine Buchhaltung quälst, statt Dich auf Deine Kernleistung zu konzentrieren.
Ja, diese Aufgaben müssen erledigt werden – aber nicht unbedingt von Dir!
Während Du Dich mit solchen Tätigkeiten abmühst, könntest Du in derselben Zeit Umsatz machen – oder Dich um das kümmern, was Dir wirklich wichtig ist.
Die Rechnung ist einfach:
Wenn Du z. B. als Handwerker oder Kosmetikerin 80 € pro Stunde mit Deinem Fachgebiet verdienst, aber vier Stunden für „Nebenaufgaben“ brauchst, verlierst Du potenziell 320 € Umsatz. Wenn Du diese Aufgaben an jemanden abgibst, der sie in der Hälfte der Zeit für denselben Stundensatz erledigt, bleibt Dir der Freiraum, in Deinem Kerngeschäft tätig zu sein – oder einfach mal durchzuatmen.
Fazit
Wenig wirksame Aufgaben sind echte Zeitfresser – aber Du kannst sie reduzieren, wenn Du sie erkennst. Und noch wichtiger: Du musst nicht alles selbst machen. Konzentriere Dich auf das, was Dich und Dein Unternehmen wirklich voranbringt.
Wie Du ins Handeln kommst:
- Räume auf: Streiche oder delegiere Aufgaben, die Dir wenig bringen.
- Fokussiere: Setze Dir klare Ziele – pro Jahr, pro Quartal, pro Woche. Und richte Deine Aufgaben daran aus.
- Traue Dich, abzugeben: Was andere (besser) können, dürfen sie auch übernehmen.
Denk daran: Du musst nicht alles alleine stemmen. Dein Erfolg liegt darin, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Welche wenig wirksamen Aufgaben halten Dich auf? Wo könntest Du delegieren oder auslagern?
Melde Dich gerne und lass uns gemeinsam schauen, wie Du Deine Zeit besser nutzen kannst.
Hi Heike,
so wichtig, dein neuer Artikel!
Du schreibst deutliche Worte, danke für den Anstupser, denn auch ich „verzettele“ mich gerne …
Viele Grüße
Gabi