In 6 Schritten von der BWA zum Controlling-Instrument – mit kostenloser Vorlage

Die meisten kennen sie, die wenigsten nutzen sie wirklich: die Betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz BWA. Monat für Monat landet sie bei Dir im E-Mail-Postfach oder auf dem Schreibtisch. Und ganz ehrlich: Wie oft schaust Du sie Dir wirklich an – und nutzt sie als Entscheidungsgrundlage für Dein Unternehmen?

Genau darum geht es in diesem Beitrag: Wie Du Deine BWA Schritt für Schritt von einer reinen Zahlenübersicht zu einem echten Controlling-Instrument machst.

In meinem Blog-Beitrag „5 Tipps, warum es sich lohnt, Deine Zahlen im Blick zu behalten“ habe ich bereits gezeigt, wie wichtig es für Dich als (Solo-)Selbstständige:r ist, Dich aktiv mit Deinen Unternehmenszahlen auseinanderzusetzen.

Die Grundlage dafür liefert Dir Deine monatliche BWA. Sie ist ein hervorragendes Instrument, um die wirtschaftliche Lage Deines Unternehmens realistisch einzuschätzen. Richtig genutzt ist sie:

• vielseitig einsetzbar,
• kostengünstig,
• zeitsparend

und damit ideal für ein einfaches, praxisnahes Controlling – auch (und gerade) in kleinen Unternehmen.

Statt Dich auf Dein Bauchgefühl zu verlassen, gibt Dir die BWA belastbare Anhaltspunkte für Entscheidungen: Wo verdienst Du Geld? Wo wird es eng? Welche Kosten laufen Dir davon?

Vielleicht denkst Du jetzt: Controlling? Klingt nach viel Zeit, vielen Tabellen und noch mehr Aufwand.

Die gute Nachricht: Das meiste davon erledigst Du nur einmal.

• Schritte 1-2 legst Du einmalig an.
• Schritte 3-4 erledigst Du 1 x jährlich.
• Schritt 5 führst Du einmal im Jahr durch – hier brauchst Du etwas Zeit, ein gutes Gespür und Hirnschmalz für Deine Jahresplanung.
• Schritt 6 ist Dein laufender Part: monatlich oder quartalsweise, mit maximal 30 Minuten Zeitaufwand.

Lass Dich also nicht abschrecken. Mit der richtigen Struktur wird Deine BWA zu einem Werkzeug, das Dich entlastet statt stresst.

Was in der Praxis meist pauschal als Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bezeichnet wird, ist in Wirklichkeit die kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie ist das Herzstück der BWA und folgt – unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Du oder Dein:e Steuerberater:in nutzt – immer der gleichen Grundstruktur. Grundlage dafür sind die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist bewusst übersichtlich aufgebaut: Sie zeigt Dir die wichtigsten Ertrags- und Kostenarten in zusammengefasster Form. Genau das ist einerseits ihr Vorteil – und andererseits ihre Grenze.

Denn: Wenn Du verstehen willst, wo genau Deine Umsätze entstehen und welche Kosten Deine Ergebnisse beeinflussen, reicht diese Übersicht allein nicht aus. Die kurzfristige Erfolgsrechnung lässt offen, welche Umsatz- oder Kostentreiber sich hinter den einzelnen Positionen verbergen.

Hier kommt der Wertenachweis ins Spiel.

Der Wertenachweis ist eine Erweiterung der kurzfristigen Erfolgsrechnung. Er ordnet die einzelnen Erfolgskonten aus der Summen- und Saldenliste den jeweiligen BWA-Positionen zu. Dadurch bekommst Du deutlich mehr Transparenz über die Zusammensetzung Deiner Zahlen.

Ein Beispiel: Die kurzfristige Erfolgsrechnung zeigt Dir lediglich die Personalkosten insgesamt. Im Wertenachweis siehst Du die Aufschlüsselung, z. B. in:

• Löhne
• Gehälter
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• sonstige Personalaufwendungen

So kannst Du nachvollziehen, welche Faktoren Deine Personalkosten treiben und wie sich diese im Zeitverlauf entwickeln.

Ergänzend empfehle ich Dir, Deine BWA mit Vorjahresvergleich anzufordern. Erst der Vergleich mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres macht Entwicklungen, Trends und Abweichungen wirklich sichtbar.

Merke: Wenn Du Deine BWA als Controlling-Instrument nutzen willst, brauchst Du mindestens:

• die kurzfristige Erfolgsrechnung
• inklusive Wertenachweis
• und idealerweise einen Vorjahresvergleich.

Erst dann hast Du eine belastbare Grundlage für die weiteren Schritte.

Um aus Deiner BWA ein echtes Controlling-Instrument zu machen, mit dem Du nicht nur rückblickend schaust, sondern vorausschauend planen und steuern kannst, brauchst Du eine eigene Arbeitsgrundlage. Bewährt hat sich hier eine Excel-Datei – entweder selbst erstellt oder auf Basis einer passenden Vorlage (z. B. meiner).

Wichtig ist dabei nicht die Perfektion der Datei, sondern die logische Struktur.

Meine Excel-Tabelle ist bewusst an die Struktur der BWA angelehnt. Das hat einen großen Vorteil: Du erkennst Deine Zahlen sofort wieder und vermeidest Denkfehler durch unterschiedliche Gliederungen.

In der Tabelle übernimmst Du zunächst die Konten aus Deiner BWA mit Wertenachweis. In der ersten Spalte steht dabei die jeweilige Kontonummer aus der Buchhaltung, ergänzt um die zugehörige Kontenbezeichnung.

Vielleicht arbeitest Du – wie in meinem Beispiel – mit dem Kontenrahmen SKR 03. Manche Steuerberater:innen oder Buchhaltungssysteme nutzen jedoch den SKR 04. Dann sehen die Kontonummern anders aus, die Logik dahinter bleibt aber gleich.

Entscheidend ist: Du übernimmst die Konten so, wie sie in Deiner BWA ausgewiesen sind, damit Deine Excel-Tabelle und Deine Auswertung später exakt zusammenpassen.

In diesem Schritt geht es also noch nicht um Bewertungen oder Analysen, sondern ausschließlich darum, eine saubere und vergleichbare Struktur zu schaffen. Sie bildet das Fundament für alle weiteren Schritte im Controlling.

Im nächsten Schritt überträgst Du die Jahresergebnisse der letzten beiden abgeschlossenen Jahre aus Deiner BWA in die Excel-Datei – in meinem Beispiel sind das 2024 und 2025. Die Werte trägst Du in die entsprechenden IST-Spalten ein.

Warum zwei Jahre? Der Vergleich von zwei aufeinanderfolgenden Jahren hilft Dir, Entwicklungen und Trends zu erkennen:

• Hat sich Dein Umsatz gesteigert oder stagniert?
• Welche Kosten sind überproportional gewachsen?
• Gibt es Veränderungen, die Du bei Deiner zukünftigen Planung unbedingt berücksichtigen solltest?

Durch die strukturierte Übertragung der Daten bekommst Du erstmals einen Gesamtüberblick über Dein Unternehmen. Am Ende der Excel-Datei siehst Du auf einen Blick:

• Deinen Gesamtumsatz
• Deinen Wareneinsatz
• Deinen Rohertrag (Gesamterlöse minus Wareneinsatz)

Vom Rohertrag ziehst Du anschließend die laufenden betrieblichen Kosten sowie die sogenannten neutralen Aufwendungen und Erträge ab, z. B. Zinsaufwendungen oder Zinserträge. Das Ergebnis ist Dein Ergebnis vor Steuern.

Von diesem ziehe ich – sofern relevant – zunächst die Gewerbesteuer ab. Das führt zum vorläufigen Ergebnis.

Jetzt ganz wichtig: Übertrage unbedingt Dein Selbstständigen-Gehalt!

In der Buchhaltung taucht dieses meist als Privatentnahme auf. Falls Du bisher nur unregelmäßig entnommen hast, empfehle ich Dir, Dein Selbstständigen-Gehalt künftig als feste Größe einzuplanen (darauf gehe ich in einem späteren Schritt noch genauer ein).

Hast Du Deinem Unternehmen Geld aus Deinem Privatvermögen zur Verfügung gestellt, trägst Du diese Beträge unter Privateinlagen ein.

Zum Schluss wird noch die Einkommensteuer berücksichtigt, die in Deiner Buchhaltung bzw. BWA als Privatsteuern ausgewiesen ist.

Danach erhältst Du das Gesamtergebnis. Im besten Fall steht hier eine positive Zahl – Dein tatsächlicher unternehmerischer Gewinn.

Schon an dieser Stelle liefert Dir Deine Excel-Auswertung wertvolle Erkenntnisse: Du kannst Deine Kostenstruktur analysieren, Zusammenhänge erkennen und erste Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens ziehen – basierend auf den Daten aus Deiner BWA.

Auch hier habe ich Dir einen verkürzten Ausschnitt aus meiner Excel-Datei ergänzt, damit Du die einzelnen Schritte besser nachvollziehen kannst.

Jetzt wird es zukunftsorientiert.

Du hast durch die Schritte 1–3 einen sauberen Vergleich der Jahre 2024 und 2025 vor Dir. Damit liegen Dir alle relevanten Daten vor, um den nächsten – entscheidenden – Schritt zu gehen: die Planung für das kommende (bzw. jetzt für das aktuelle) Jahr.

Deine Aufgabe ist es nun, ein realistisches Budget für das komplette Jahr 2026 zu erstellen.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, Wunschzahlen festzulegen, sondern um eine plausible, nachvollziehbare Planung, die auf Deinen bisherigen Ergebnissen und Deinen aktuellen Erkenntnissen basiert.

Ausgehend von den Entwicklungen der vergangenen Jahre kannst Du abschätzen, wie sich Deine Einnahmen und Ausgaben künftig entwickeln werden.

In meinem Beispiel hat sich der Umsatz von 2024 auf 2025 um 10,7 % gesteigert. Das heißt nicht automatisch, dass Du diesen Zuwachs fortschreiben musst oder kannst. In meinem Beispiel habe ich für 2026 bewusst konservativ eine Umsatzsteigerung von 3 % angesetzt.

Nach diesem Prinzip gehst Du nun Position für Position durch Deine Planung:

• Wie haben sich die einzelnen Umsätze und Kosten von 2024 zu 2025 entwickelt?
• Welche Veränderungen sind bereits absehbar (z. B. Preisanpassungen, neue Angebote, Investitionen, Personalveränderungen)?
• Welche internen oder externen Faktoren beeinflussen Dein Geschäft im kommenden Jahr?

Auf dieser Basis legst Du Deine Gewinn- und Liquiditätsziele für 2026 fest und leitest daraus ab:

• welche Maßnahmen notwendig sind,
• welche Auswirkungen diese auf Erträge und Kosten haben,
• und wie sich Einzahlungen und Auszahlungen im Jahresverlauf entwickeln.

Optional kannst Du zusätzlich eine grobe Vorausplanung für 2027 erstellen. Diese dient lediglich der Orientierung. Eine realistische Detailplanung für 2027 ist erst sinnvoll, wenn Dir gegen Ende 2026 belastbare IST-Zahlen (mindestens bis November) vorliegen.

Die Planung – also Dein Budget – ist Dein Referenzrahmen für das laufende Jahr. Sie hilft Dir dabei, Deine finanziellen Ziele festzulegen und später gezielt zu überprüfen, ob Du auf Kurs bist.

Ganz wichtig bei der Planung: Berücksichtige unbedingt saisonale Schwankungen, Urlaubszeiten und besondere Monate – sowohl bei Dir selbst und Deinen Mitarbeiter:innen als auch auf Kundenseite. Nur so wird Deine Planung realistisch und praxistauglich.

Nachdem Deine Jahresplanung 2026 steht, geht es nun darum, die Planzahlen auf die einzelnen Monate oder Quartale herunterzubrechen. 

Hierfür jetzt stellt sich eine ganz wichtige Frage:

Musst Du Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder nur quartalsweise an das Finanzamt übermitteln?

Dementsprechend wird die von Dir beauftrage Steuerkanzlei Deine Buchhaltung auch monatlich oder quartalsweise erstellen. Du benötigst diese Information, damit der weitere Aufbau der Excel-Tabelle entsprechend angelegt wird. Falls Du Dir nicht sicher bist, schau einfach mal nach, ob Du Deine Betriebswirtschaftliche Auswertung monatlich oder quartalsweise zugeschickt bekommst.

Bei einer monatlichen Planung teilst Du die Jahresplanzahl zur Orientierung zunächst durch 12; bei einer quartalsweisen Planung durch 4. Diese Werte trägst Du in die entsprechenden Plan-Spalten ein.

Wichtig: Passe die Planzahlen an Saisonverläufe und besondere Gegebenheiten an: – bestimmte Rechnungen kommen nur zu bestimmten Terminen (z. B. April, Juli, September) – Produkte oder Dienstleistungen verkaufen sich saisonal stärker (z. B. Gutscheine vor Weihnachten) – einmalige Zahlungen oder besondere Projekte

Nicht in die monatlichen Planzahlen eintragen solltest Du Abbuchungen für Steuern:

Die Abbuchung der Gewerbesteuer-Vorauszahlung durch die Gemeinden/Städte erfolgt jeweils am

• 15. Februar,
• 15. Mai,
• 15. August und
• 15. November.

Das Finanzamt bucht die Einkommensteuer-Vorauszahlungen per

• 15. März,
• 15. Juni,
• 15. September und
• 15. Dezember ab.

Der letzte Schritt, um Deine BWA als echtes Controlling-Instrument zu nutzen, ist die regelmäßige Übertragung der IST-Zahlen aus der BWA in Deine Excel-Datei – monatlich oder quartalsweise, je nachdem, wie Du planst.

Damit entsteht eine direkte Gegenüberstellung von Planung und Realität.

Durch den Soll-IST-Abgleich erkennst Du sofort:

• Bereiche, in denen Kosten zu hoch sind oder optimiert werden können
• ob Maßnahmen notwendig sind, um Umsatzziele zu erreichen
• ob Ausgaben und Einnahmen im Einklang mit Deinem Budget und Deinen Unternehmenszielen stehen

Analysiere Deine Zahlen systematisch:

• identifiziere Trends, Muster oder Abweichungen
• vergleiche die aktuellen Werte mit früheren Perioden, um Entwicklungen zu verstehen

Nutze außerdem wichtige Finanzkennzahlen, die Du aus Deiner Excel-Auswertung ableiten kannst, um die finanzielle Performance zu bewerten:

• Umsatzrentabilität
• Rohertrag
• Liquiditätsgrad

Diese Kennzahlen geben Dir wertvolle Informationen über Rentabilität, Effizienz und finanzielle Stabilität Deines Unternehmens und ermöglichen Dir, gezielt steuernd einzugreifen.

Mit diesen sechs Schritten hast Du Deine BWA von einer reinen Zahlenübersicht zu einem praktischen Controlling-Instrument entwickelt. Du weißt jetzt:

• wie Du die richtige BWA-Ausgabe anforderst
• wie Du Deine Zahlen strukturiert erfasst
• wie Du Vorjahreszahlen vergleichst
• wie Du die Jahresplanung erstellst
• wie Du Planzahlen für Monate oder Quartale ableitest
• und wie Du monatlich Soll- und IST-Zahlen abgleichst und daraus Maßnahmen ableitest

Mit kontinuierlicher Anwendung dieser Schritte verschaffst Du Dir klaren Überblick, fundierte Entscheidungsgrundlagen und die Möglichkeit, Dein Unternehmen gezielt zu steuern. So wird Controlling für Dich nicht zum lästigen Pflichtprogramm, sondern zu einem Werkzeug, das Dich unterstützt, Risiken zu minimieren und Chancen zu nutzen.