7 Schritte für mehr Freiraum in der Selbstständigkeit

Endlich selbstbestimmt arbeiten, nur Aufträge annehmen, die man auch gut findet und die Arbeitszeit flexibler gestalten: Für viele ist die Aussicht, selbstständig zu sein und zu arbeiten, sehr verlockend. Entspricht das auch Deinen Motiven, mit denen Du vor einigen Jahren in die Selbstständigkeit gestartet bist?

Ist Dein Unternehmen Dein Leben? Du hast viele Rollen auszufüllen (die Dir vorher vielleicht gar nicht so bewusst waren). Du bist die Chefin / der Chef, das beste „Pferd im Stall“, die Verkäuferin, der Kundenbetreuer, die Controllerin, die Buchhalterin, der Einkäufer und manchmal auch Hausmeister oder Reinigungskraft? Wie sieht es denn heute aus mit Deinem Freiraum? Siehst Du noch das Licht am Ende des Tunnels?

Mit meinem heutigen Blog-Beitrag werde ich Dir nichts erzählen, was Du ohnehin nicht schon weißt. Aber vielleicht kann ich Dir ein paar Dinge wieder ins Bewusstsein bringen. Möglichkeiten und Impulse, anders darüber nachzudenken, wie Du Deine Kapazitäten optimal planen und einsetzen kannst. Wie Du das, was Du an Ressourcen und (fachlichen) Kompetenzen ohnehin schon hast – so einsetzen kannst, dass es unterm Strich weniger Stress wird für alle Beteiligten. Ganz egal, ob Du Mitarbeitende hast oder nicht!

Mir geht es vor allem darum, dass Dir bewusst wird, dass Du und Dein Team nicht alle Rollen selbst ausfüllen müsst. Denn eines sollte klar sein: Es ist nicht die Lösung, dass Du noch mehr Zeit und Energie in Dein Unternehmen investierst. Ich höre häufig von Selbstständigen und Führungskräften, dass sie ihren Mitarbeitenden nicht noch mehr aufladen können und wollen. Dabei übersehen oder vergessen sie, dass für sie genau das Gleiche gilt!

Die Frage lautet also nicht “Wer?” sondern “Wie?”

Was kannst Du (mit Deinem Team) also tun? Wie schafft Ihr es, in die Richtung zu gehen, in der es leichter wird? Wie kannst Du ein kleines bisschen mehr Entspannung in Deine aktuelle Situation bringen?

Ganz konkret geht es mir in diesem Beitrag darum:

1. Dir aufzuzeigen, Dein Potenzial noch besser zu erkennen und einzusetzen;
2. Tätigkeiten zu delegieren und auszulagern;
3. Dich ganz bewusst für das Delegieren zu entscheiden.

Um Klarheit zu gewinnen, solltest Du Dir zunächst einen Überblick verschaffen. Das beginnt damit, dass Du herausfindest, mit welchen Aufgaben und Tätigkeiten Du und Dein Team tagtäglich befasst sind, die nicht zu Euren Kernkompetenzen bzw. Euren fachlichen Aufgaben zählen.

Also ganz konkret: Verschwendest Du Deine Zeit und die Zeit Deiner Fachkräfte?

Seien wir doch mal ehrlich. Egal in welcher Branche Du arbeitest, es gibt Tausende von Aufgaben, für die Du keinerlei branchenspezifisches Fachwissen brauchst. Ganz egal, ob Du Deine/Eure wertvolle Zeit einsetzt, um Deine Werkstatt zu kehren, Handtücher zusammenzulegen, stundenlang Ablage zu machen, Dich semiprofessionell mit der Reparatur einer Maschine oder der Installation eines Softwareprogramms zu beschäftigen, oder, oder, oder….

Der Haken ist, dass diese Aufgaben häufig kleine Teilschritte von ganzen Prozessen sind. Und Deine Prozesse hast Du in einer Zeit, in der Dein Unternehmen noch nicht so gut lief oder in der Du ausreichend Fachpersonal zur Verfügung hattest, so aufgestellt, dass sie eben stringent von A bis Z von Dir oder jemandem aus Deinem Team durchgearbeitet werden.

Genau dieses Vorgehen ergibt aber möglicherweise in der heutigen Situation gar nicht mehr so viel Sinn. Wenn Du also bereit bist, das zu anerkennen, liegt hier eine riesige Chance für Dich. Du kannst jetzt all diese Aufgaben sammeln, sortieren, völlig neu betrachten und verteilen. So hast Du die Möglichkeit, Dich und Dein Team von dieser maximalen Belastung ein Stück weit zu befreien.

Den ersten Schritt, um Dir den erforderlichen Überblick zu verschaffen, kannst Du parallel zu Deiner Arbeit tun. Liste bitte mindestens einen Monat alles auf, was Du den lieben langen Tag, die ganze Woche und den kompletten Monat so tust.

Damit Du direkt damit loslegen kannst, habe ich Dir hier eine Kalender-Vorlage für 4 Wochen erstellt.

Du brauchst nicht ins Detail zu gehen, Stichworte genügen. Es sollte nur einigermaßen vollständig sein. Am Ende der Woche gibt es ein Notizenfeld, um gerade all die Dinge, die Du tust und Dich dabei fragst: „Warum tue ich das eigentlich?“ festzuhalten.

Nach den vier Wochen solltest Du aus Deinen Aufzeichnungen Antworten auf folgende Fragen finden:

• Wo siehst Du erforderliches Veränderungspotenzial?
• In welcher Rolle fühlst Du Dich am wohlsten? Welche Aufgabe füllst Du am wenigsten aus?
• Was kannst Du gut? Was macht Dir Spaß?

Im zweiten Schritt gehst Du ins Detail!

Es geht darum, sämtliche Aufgaben vier unterschiedlichen Gruppen zuzuordnen – je nachdem, wie es Dir mit diesen Aufgaben geht:

Nachdem Du Deine Aufgaben nun diesen vier Bereichen zugeordnet hast, findest Du wahrscheinlich sehr schnell heraus, was Du weiterhin selbst tun WILLST. Und ich meine bewusst „willst“, nicht „musst“, weil kein anderer da ist und weil Du die Chefin oder der Chef bist! Übrigens, das gilt auch, wenn Du soloselbstständig, also ohne Team am Start bist.

Wenn Du ehrlich zu Dir selbst bist und dies sorgfältig durchdenkst, erkennst Du, dass Du Aufgaben, die Du gut beherrschst und gerne erledigst, schneller, besser und effizienter erledigen kannst.

Und selbst wenn Du für gewisse Aufgaben kompetente Mitarbeitende hast, sie Dir aber ganz viel Spaß bringen, dann ist es Deine Entscheidung, diese auch bei Dir zu belassen. Und natürlich darf es auf Deiner zukünftigen Aufgabenliste auch Tätigkeiten geben, die eher der Kategorie „Verzettelung“ zuzuordnen sind, Dir aber dennoch viel Spaß bereiten. Das ist ganz alleine Deine Entscheidung. Wenn Du siehst, wie viel Du von Deiner kostbaren Zeit dafür aufwendest, reicht es ja ggf. schon, diese Zeit zu reduzieren und Dir selbst ein Limit zu setzen.

Wichtig ist, dass Du ehrlich mit Dir selbst bist und nicht denkst, dass Du Erwartungen von Dritten erfüllen musst.

Was WILLST Du unbedingt selber machen in Deinem eigenen Unternehmen?

Das bedeutet nicht, dass Du dann nichts mehr mit den anderen Aufgaben zu tun hast. Auch Aufgaben, von denen Du jetzt sagst: „Na ja, das muss ich jetzt nicht wirklich unbedingt selber machen“, werden teilweise auch weiterhin auf Deinem Schreibtisch landen. Denn Du bist nun mal der Chef/ die Chefin und es ist an vielen Stellen erforderlich, dass Du in alle laufenden Prozesse an irgendeinem Punkt eingebunden sein musst. Bei Dir laufen die Fäden zusammen, damit Du wichtige unternehmerische Entscheidungen treffen kannst. Doch es macht einen beachtlichen Unterschied, ob Du nur die Ergebnisse bestimmter Aufgaben kontrollierst oder ob Du den kompletten Prozess selber abarbeitest.

Der dritte Schritt ist nur erforderlich, wenn Du ein Team hast. Ansonsten gehe direkt zu Schritt fünf!

Wenn Du ein Team hast, sollten Deine Mitarbeitenden idealerweise jetzt genau so vorgehen, wie Du in Schritt eins. Nämlich, eine vollständige Liste erstellen. Lasse sie, während sie arbeiten, notieren, was sie eigentlich alles tun.

Dazu ist es wichtig, dass Du vorher mit Deinem Team sprichst, um sicherzustellen, dass es nicht darum geht, zu kontrollieren, was sie den lieben langen Tag so tun oder weil sie sich vielleicht dafür verantwortlich fühlen (oder auch nicht), die Spülmaschine auszuräumen, die Pflanzen zu versorgen oder das Werkzeug zu reinigen. Vielmehr geht es darum, diese Punkte zu identifizieren und zu sagen: „Ich möchte, dass es zukünftig für uns alle leichter und einfacher wird und dafür benötigen wir den Überblick“.

Die Liste sollte möglichst umfassend sein, sodass wirklich alles darauf erfasst wird. Ideal ist es, wenn sie so detailliert ist, dass Arbeitsaufgaben in Einzelschritte aufgegliedert werden können. Hier ein Beispiel, damit Du eine Vorstellung hast:

Welche Arbeitsschritte werden ab dem Moment, wo ein Kunde anruft, bis zu dem Punkt, an dem die Rechnung bezahlt und damit der Prozess abgeschlossen ist, erledigt?

Der Zweck dieser Auflistung ist, die Punkte im Prozess zu identifizieren, die von Dir und/oder Deinen Fachkräften von Anfang bis Ende durchgearbeitet werden, obwohl in diesen Prozessen zahlreiche Punkte existieren, für die keine fachliche Kompetenz erforderlich ist.

Die Liste sollte so detailliert sein, dass diese Arbeitsschritte und einzelnen Aufgaben erkennbar sind, die eventuell anders verteilt (nach Stärken) oder extern ausgelagert werden können.

Im vierten Schritt werden auch Deine Mitarbeitenden ihre Aufgaben genauer analysieren.

Die erste Frage dazu lautet: Was erfordert unbedingt fachlichen Sachverstand? Wofür ist eine umfassende Kenntnis in Eurem Fachbereich erforderlich?

Dies sind die Aufgaben, die eine spezifische fachliche Expertise erfordern und bei denen ein umfassendes Fachwissen Eurer Branche unabdingbar ist.

Anschließend markiert Dein Team ebenfalls, ähnlich wie Du es bereits getan hast, welche Aufgaben sie unbedingt selbst weiterhin ausführen WOLLEN.

Wenn es eines Deiner Teammitglieder erfüllt, sich um die Pflanzen zu kümmern oder dafür zu sorgen, dass immer sauberes Geschirr vorhanden ist, dann könnte dies eine Aufgabe sein, die es behält, auch wenn dafür keine spezifischen fachlichen Kenntnisse erforderlich sind.

Es ist wichtig, dass Ihr anschließend gemeinsam einen Blick darauf werft, denn es ergibt keinen Sinn, wenn am Ende jedes Teammitglied alles behalten möchte und dadurch keine Entlastung eintritt. Aufgaben auszusortieren bedeutet jedoch nicht, dass sie keine neuen Aufgaben erhalten können, die ihnen mehr Freude bereiten. Dies werden wir uns im Schritt fünf, genauer ansehen.

Für den fünften Schritt verfügst Du bereits über eine Übersicht:

• Welche Aufgaben hast Du?
• Welche Aufgaben hat jedes Teammitglied?
• Was davon möchten sie oder Du unbedingt selbst weiterhin tun?
• Welche Fähigkeiten erfordern spezifische Fachkenntnisse von dieser bestimmten Position?

Diesen Informationen bieten Dir einen Überblick, welche Fähigkeiten bereits in Deinem Unternehmen vorhanden sind. Und auf welche spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen Du bereits jetzt zugreifen kannst.

Dabei geht es jedoch nicht nur um die fach- und branchenspezifischen Fähigkeiten für die jeweilige Tätigkeit, sondern auch um alle anderen Fähigkeitsprofile, die im Randbereich Deines Unternehmens bereits jetzt verfügbar sind.

Dieser Überblick bietet Dir zudem die Möglichkeit schnell zu erkennen, welche Ressourcen überhaupt vorhanden sind und welches Teammitglied welche Aufgaben besonders gut erledigen kann. Du kannst also jetzt erkennen und klären,

• welche Aufgaben insgesamt verteilt werden müssen und
• wie diese Aufgaben sinnvoll bzw. sinnvoller als bisher umverteilt werden können.

Idealerweise erkennst Du dank dieser Vorgehensweise, dass Du als Chefin/Chef nicht für alles zuständig und verantwortlich sein musst. Eine Deiner wichtigsten Aufgaben ist, dafür zu sorgen, dass die Menschen in Deinem Team, auf Basis ihrer fachlichen Kompetenz und ihrer Fähigkeiten, genau die Aufgaben übernehmen, die am besten zu ihnen passen.

Die vorhandenen Fähigkeiten und die erforderlichen zeitlichen Ressourcen können damit neu angeordnet werden, wie bei einem Puzzle. Unter Umständen findest Du dann auch heraus, dass bestimmte Fähigkeiten, quasi einzelne Puzzleteile, in Deinem Unternehmen (oder bei Dir als Soloselbständige/r) aktuell fehlen.

Das ist eine wertvolle Entdeckung! Denn Du hast jetzt die Chance zu hinterfragen, ob und wie Du diese Fähigkeiten und Kapazitäten in Dein Unternehmen hinein bringen willst. Reicht vielleicht schon eine Schulung oder braucht es externes Know-how? Im Zweifel geht es gar nicht darum, dass Du jemand mit dem spezifischen Fachwissen Deines Unternehmens brauchst, sondern jemand, der in anderen Bereichen seine Expertisen hat (z.B. Social Media, IT ….).

Schau Dir die jeweilige Aufgabe isoliert an und finde heraus, wer das wirklich kann und was dazu zwingend notwendig ist. Brauchst Du dazu unbedingt eines Deiner Teammitglieder, also Fachpersonal? Oder kannst und willst Du Deine Spezialisten lieber in einem anderen, gewinnbringenden Bereich einsetzen? Vielleicht ist es ja möglich, für diesen Bereich jemand einzustellen, der branchenfremd ist und angelernt werden kann?

Darüber hinaus solltest Du Dir noch eine ganz wichtige Frage stellen: Ist Dein Unternehmen technisch auf einem Stand, in dem technische Hilfsmittel die Arbeit erleichtern können (Scanner, automatische Belegerfassung…)? Nutzt Du bereits die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz, die Dich bei bestimmten Aufgaben, die bisher von Menschen erledigt wurden, unterstützen kann?

Jetzt ist Aufräumen angesagt! Du hast einen Überblick darüber gewonnen,

• welche Aufgaben in Deinem Unternehmen anfallen,
• welche Aufgaben davon Du unbedingt behalten möchtest und
• welche Aufgaben Du umverteilen oder extern auslagern kannst.

Es ist nun an der Zeit, den Stapel der Aufgaben anzuschauen, die Du weder fachlich gut noch gerne erledigst und die bei Dir nur Frust erzeugen, Dir also Energie rauben.

Diese Frage betrifft vor allem Aufgaben, die niemand in Deinem Unternehmen wirklich erledigen möchte und/oder Aufgaben, die niemand in Deinem Unternehmen wirklich gut beherrscht. Und es geht um Aufgaben, für die sich derzeit niemand in Deinem Unternehmen findet und Du auch niemanden von außen hinzuziehen kannst, der diese Aufgaben in der Qualität, die Du erwartest, erfüllen kann und gut zu Dir und Deinem Team passt.

Das ist völlig in Ordnung!

Es ist Dein Unternehmen und Du entscheidest, welche Bereiche in Zukunft einfach nicht mehr angeboten werden, weil Du nicht die Kapazitäten dafür hast oder haben willst. Du musst nicht alles für jeden tun.

Falls Du es bisher nicht getan hast: Hier lohnt es sich, darüber nachzudenken, ein starkes Netzwerk aus Kooperationspartnern für die Bereiche aufzubauen, in denen Du nicht besonders gut aufgestellt bist oder die Dir keine Freude bereiten. Im schlimmsten Fall merken Deine Kund/innen auch, dass diese oder jene Dienstleistungen nicht zu Deinen Kernkompetenzen gehören. In diesen Fällen Kund/innen an Kolleginnen und Kollegen weiterzuverweisen oder bestimmte Aufgaben vollständig auszulagern, ist so gut wie immer ein Gewinn für alle Beteiligten.

Sobald Du Klarheit gewonnen hast, was Du weiterhin tun möchtest, was gut funktioniert und wer welche Aufgaben übernimmt, beginnt die Neugestaltung Deiner Prozesse und die Entwicklung neuer Arbeitsabläufe.

Hierbei sind Deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Befreie Dich davon, in den alten Mustern zu denken, sondern erlaube Dir, alles völlig neu zu gestalten. Alles ist möglich.

Ein sehr wichtiger Punkt dabei ist, die Verantwortlichkeiten neu zu überdenken. Wenn Du ein Team hast, dann hast Du über diese Methode herausgefunden, wer welche Stärke hat und dadurch auch in der Lage ist, einen eigenen Verantwortungsbereich zu übernehmen. Genau jetzt geht es um den dritten Punkt in meiner Einleitung:

Dich ganz bewusst für das Loslassen und Delegieren zu entscheiden!

Was gewinnst Du?

Setzt Du diesen neu strukturierten Ansatz komplett um, bleibt bei Dir all das, was Du wirklich selbst erledigen möchtest. Das könnte beispielsweise die proaktive Beratung Deiner Kundinnen und Kunden sein. Und es gibt zudem wertschöpfendere Aufgaben, die Du erledigen könntest, wenn gerade keine Kundin da ist oder kein Auftrag abzuarbeiten ist. Nutze die Zeit, um an der Weiterentwicklung Deines Unternehmens zu arbeiten. Deine Strategie und Deine Ziele für die nächsten Monate oder Jahre festzulegen, Deinen Marketingplan zu aktualisieren usw..

Hinzu kommt die Unterstützung und Förderung Deines Teams in den Bereichen, in denen sie einen Impuls oder eine Absicherung von Dir benötigen. Fordere konsequent eigene Lösungsvorschläge von Deinem Team ein. Seinem Team als Führungskraft, mit einer coachenden Haltung, Rückendeckung zu geben kostet Dich deutlich weniger Zeit, als jeden Schritt zu überwachen bzw. die Aufgabe selbst zu übernehmen.

Deine Teammitglieder haben nun bestenfalls die Aufgaben, die sie nicht nur gerne erledigen, sondern für die sie auch am besten geeignet sind, basierend auf ihren jeweils individuellen fachlichen und sozialen Kompetenzen.

Somit schaffst Du es, allein durch die Umverteilung der vorhandenen Aufgaben in der Planung Deiner Ressourcen Luft zu schaffen.

Ich wünsche mir, dass dieser Beitrag Dich dabei unterstützt, Dich „freizuschwimmen“ und Dir die Leichtigkeit, Freude und die Selbstbestimmtheit an und in Deinem Unternehmen zurückbringt.

Und ich hoffe, Du wirst Dir in Zukunft zweimal überlegen, wofür Du Deine wertvolle Zeit einsetzt. Um Deine Werkstatt zu kehren, Handtücher zusammenzulegen, stundenlang Ablage zu machen, Dich semiprofessionell mit der Reparatur einer Maschine oder der Installation eines Softwareprogramms zu beschäftigen, sollten jetzt andere Fachleute zuständig sein. 😉